Fête d’été : la checklist pour tout préparer à temps

Une fête d’été réussie se prépare bien avant de sortir les tables et le barbecue. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’au refroidissement des boissons et à la préparation des desserts. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, signalétique, voisins, vaisselle disponible et solution de repli en cas de pluie. Le plan rassemble 72 tâches et 62 éléments à vérifier ou à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le menu du catering
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Réserver des tentes de réception
Réserver des tables supplémentaires
Réserver le matériel de sonorisation
Composer la playlist musicale
Créer le programme d'activités
2 personnes
Répartir les bénévoles
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
Vérifier le stock de produits de nettoyage
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Créer des panneaux de direction
Prendre des dispositions avec les voisins
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Préparer les brochettes de légumes
2 personnes
Mariner la viande
2 personnes
Préparer des burgers végétariens
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les plats du buffet
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Tester la technique
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Fournir la musique
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le bar
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 70
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Bar
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verresqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Plateaux à grillades en aluminiumqté 10
Verres doseursqté 2
Pinceauxqté 3

Équipement

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Panneaux d’orientationqté 6

Matériel de sport

Set de lancer d’anneaux
Set de boccia
Corde de tir à la corde
Poufsqté 8
Kit de badmintonqté 2
Cônesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines avant la fête par confirmer la date, le lieu et les invitations. Fixez une date limite d’inscription afin de connaître le nombre de convives et les besoins alimentaires au moins 10 jours à l’avance.
Vérifiez la météo 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille. Si la fête se déroule dehors, réservez les tentes, les tables et les chaises suffisamment tôt : le matériel disponible peut être limité dès que la météo s’annonce bonne.
Ne comptez pas seulement les assiettes et les verres. Contrôlez aussi les assiettes à dessert, les verres à vin, les tasses à café, les couverts, les louches et les plats de service avec couvercle avant les courses.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début, idéalement la veille pour les grandes quantités. Prévoyez les glacières et séparez les boissons à servir tout de suite de celles qui doivent rester fraîches plus longtemps.
Préparez les sauces, vinaigrettes, légumes, fruits et desserts la veille lorsque c’est possible. Le jour même, gardez du temps pour les livraisons, l’installation de la sonorisation, les badges, les panneaux et la répartition des bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête d’été ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les invitations, le lieu, les tentes, les tables, la sonorisation et le catering doivent être confirmés avant les deux dernières semaines.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo pour une fête d’été ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière la veille. Cela laisse encore le temps de confirmer une tente de réception et d’adapter l’installation extérieure.
Quand préparer le repas d’une fête d’été ?: Lavez les légumes et les fruits, préparez les sauces et les vinaigrettes, puis préparez les desserts la veille si possible. Gardez le jour même pour les dernières cuissons, le dressage et le maintien au frais.
Combien de temps avant faut-il refroidir les boissons ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début de la fête. Pour une grande quantité, faites-le la veille et répartissez-les dans plusieurs glacières afin de faciliter le service.

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