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Sommerfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sommerfest wird übersichtlich, wenn du die Vorbereitung nach Zeitpunkten ordnest. Kläre zuerst Datum, Ort und erwartete Gästezahl, danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und Ausstattung. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Zelte, Tische, Tonanlage und Lieferungen bestätigt sein. Kurz vor dem Fest zählen gekühlte Getränke, vorbereitete Speisen, beschriftetes Geschirr und ein klarer Ablauf. Die Checkliste enthält 72 Aufgaben und 62 benötigte Dinge für die Planung und Durchführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmenü festlegen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Partyzelte reservieren

  • Zusätzliche Tische reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Aktivitätenprogramm erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Geschirrbestand prüfen

  • Reinigungsbedarf prüfen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Wegweiser erstellen

  • Absprachen mit den Nachbarn treffen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Saucen und Dressings zubereiten

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Gemüsespieße vorbereiten

    2 Personen

  • Fleisch marinieren

    2 Personen

  • Vegetarische Burger vorbereiten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffetische aufstellen

    2 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Spielmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Buffetgerichte anrichten

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Abfallstationen einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Technik testen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Spielaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Bar bedienen

    2 Personen

  • Grill vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Abschiedsgeschenke ausgeben

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    2 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3
  • Bar
  • AbsperrpfostenAnz. 6

Geschirr

  • TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • ZangenAnz. 6
  • Aluminium-GrillschalenAnz. 10
  • MessbecherAnz. 2
  • PinselAnz. 3

Ausstattung

  • GrillfestAnz. 2
  • GasflaschenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Kühlschränke
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 8
  • LaternenAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70
  • WegweiserAnz. 6

Sportmaterial

  • Ringwurf-Set
  • Boccia-Set
  • Tauziehseil
  • SitzsäckeAnz. 8
  • Badminton-SetAnz. 2
  • KegelAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Partyzelte, zusätzliche Tische, Stühle und die Tonanlage spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Sommerfest. Bei einer Wetteränderung bleibt dann noch Zeit, die Ausstattung anzupassen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Gästezahl mindestens sieben Tage vor dem Fest an das Catering weiter. So lassen sich Menü, Mengen und Sonderportionen rechtzeitig planen.
  • Kühle Getränke nicht erst am Veranstaltungstag: Fülle Kühlboxen am Vorabend und stelle für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person bereit. Plane zusätzlich Platz für Wasser und alkoholfreie Getränke ein.
  • Lege Geschirr, Servierbesteck und Küchenhelfer am Vortag nach Stationen bereit. Besonders leicht fehlen Servierlöffel, Zangen, Schneidebretter, Aluminium-Grillschalen und Deckel für vorbereitete Speisen.
  • Drucke Programm, Namensschilder und Wegweiser spätestens am Vortag. Teile außerdem Helfer für Aufbau, Buffet, Getränke und Reinigung in Schichten von jeweils 60 bis 90 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Sommerfest einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Catering, Sitzplätze und Geschirr geplant werden können.
Was muss man eine Woche vor dem Sommerfest erledigen?
Bestätige sieben Tage vorher die Gästezahl, Ernährungswünsche, Lieferungen und das Cateringmenü. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Geschirr- und Reinigungsbestand und kläre Absprachen mit den Nachbarn.
Wie viele Getränke braucht man für ein Sommerfest?
Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Für die weiteren Stunden kannst du je nach Dauer und Wetter rund ein Getränk pro Person und Stunde einplanen; Wasser und alkoholfreie Getränke sollten immer verfügbar sein.
Was sollte man am Vorabend eines Sommerfests vorbereiten?
Bereite Desserts, Saucen und Dressings vor, wasche Gemüse und Obst und kühle die Getränke. Lege außerdem Geschirr, Küchenutensilien, Namensschilder, Programm und Wegweiser bereit, damit der Aufbau am Festtag zügig beginnt.

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