Checklist pour organiser une fête d’automne

Une fête d’automne demande plus qu’un menu et quelques décorations. Il faut verrouiller la date et le lieu, suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires et préparer un plan B pour la météo. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des réservations aux dernières vérifications sur place. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : boissons à rafraîchir, soupe à maintenir au chaud, allergènes, éclairage et matériel de branchement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Annoncer le programme
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Stocker les produits longue conservation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Étiqueter les allergènes
2 personnes
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer les tables d’automne
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Préparer les assiettes et les couverts
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Aménager le stand d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
Préparer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les pâtisseries et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
Animer l’atelier de bricolage d’automne
2 personnes
Encadrer le photobooth
Fournir la musique
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier la lumière et le son
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Débarrasser le site des déchets
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table pliante
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 80
Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 60
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Cuillères à soupeqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Plats de maintien au chaudqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Feuilles d'automneqté 10
Courgesqté 20
Courges décorativesqté 15
Balles de pailleqté 6
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Photophores en verreqté 12
Feuilles artificiellesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Rouleaux de cordeqté 3

Matériel de sport

Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Jeu de lancer de boîtes
Brouettesqté 2
Tables de loisirs créatifsqté 2
Bacs de bricolageqté 6
Cadre photo

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les réservations, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux invités pour répondre. Gardez une date limite claire pour les inscriptions et les besoins alimentaires.
Prévoyez les quantités à partir du nombre confirmé de participants, avec une marge d’environ 10 % pour les portions, les gobelets et les couverts. Vérifiez séparément les stocks de produits longue conservation avant de faire les courses.
Pour une fête fraîche ou pluvieuse, contrôlez les prévisions météo 3 à 5 jours avant, puis de nouveau la veille. Confirmez à ce moment-là les tentes, les livraisons et l’organisation des manteaux afin d’éviter une installation improvisée.
Préparez la soupe, les en-cas et les boissons selon un horaire précis : mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée et utilisez des plats de maintien au chaud ou des thermos pour servir la soupe sans attendre.
À l’ouverture du lieu, prévoyez 30 à 45 minutes pour inspecter le site, vérifier les prises et les rallonges, installer les tables et les chaises, puis tester les haut-parleurs et le microphone avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’automne ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la fête. Fixez la date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement afin de connaître les effectifs, les allergies et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer une fête d’automne ?: Prévoyez au moins 2 heures si vous montez des tentes, installez les tables, les chaises, le buffet et le matériel audio. Ajoutez 30 à 45 minutes pour l’inspection du lieu et les tests électriques.
Quand préparer la soupe et les boissons pour une fête d’automne ?: Préparez la soupe le jour même, suffisamment tôt pour pouvoir la maintenir au chaud avant le service. Placez les boissons au frais au moins 4 à 6 heures avant l’arrivée, surtout si les glacières sont très remplies.
Quand vérifier la météo pour une fête d’automne ?: Faites une première vérification 5 jours avant, puis une confirmation la veille et le matin même. Cela laisse le temps de confirmer les tentes, les livraisons et les éventuelles modifications d’installation.

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