Herbstfest organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen spätestens drei bis vier Wochen vor dem Herbstfest und setze eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Termin. So bleiben dir mindestens einige Tage für Mengen, Sitzplätze und Ernährungswünsche.
• Plane Getränke getrennt nach Empfang und restlichem Fest: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle nur einen Teil vorab kalt, damit der Vorrat nicht zu früh ausgeht.
• Koche Suppe und bereite haltbare Snacks möglichst am Vortag vor. Kennzeichne Allergene vor dem Aufbau und halte für die Ausgabe eigene Servierlöffel und Suppenkellen bereit.
• Beginne den Aufbau mindestens drei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle zuerst Partyzelte, Tische und Buffetische auf, kontrolliere danach Stromanschlüsse und teste Lautsprecher, Mikrofon und Mischpult.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 und nochmals 12 Stunden vorher. Bei einem Außenfest müssen Zelte, Verlängerungskabel, Kühlboxen und ein trockener Platz für Geschirr und Lebensmittel spätestens am Vortag geklärt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Herbstfest organisieren?

Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Reservierungen, Lieferungen und freiwillige Helfer sollten spätestens drei Wochen vor dem Fest feststehen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Herbstfest verschicken?

Verschicke sie drei bis vier Wochen vor dem Termin. Lege die Anmeldefrist auf etwa 10 Tage vorher, damit du Ernährungswünsche und Mengen noch einplanen kannst.

Wie viel Getränke braucht man für ein Herbstfest?

Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Bei kaltem Wetter solltest du zusätzlich genügend heiße Getränke und Thermoskannen einplanen.

Wann muss man beim Herbstfest mit dem Aufbau beginnen?

Plane mindestens drei Stunden Aufbauzeit ein; bei Partyzelten, Buffet, Technik und Stromprüfung eher vier Stunden. Öffne die Location früh genug, damit eine Geländekontrolle und ein Techniktest vor dem Einlass möglich sind.

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