Organiser un festival de quartier sans rien oublier

Un festival de quartier se prépare par étapes : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les inscriptions, le programme et les bénévoles. Les dernières 48 heures servent surtout à contrôler le matériel, les achats, les boissons fraîches et le plan météo. Prévoyez aussi la signalétique, les badges et l’étiquetage des repas spéciaux : ce sont des détails souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 63 fournitures nécessaires au suivi du projet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du festival
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Choisir les activités et les jeux
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
Vérifier les stocks et le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer des étiquettes pour les repas spéciaux
Trier le matériel par activité
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Balisage de la zone de scène
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer les stands d’activités
5 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la table d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
Lancer le programme musical
Annoncer les spectacles
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le papier toilette et le savon
Clore les activités en toute sécurité
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Animer le dernier point du programme
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Mettre à part le matériel endommagé
Enregistrer les objets trouvés
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Parasolsqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Ruban pour ballonsqté 4
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Kit karaoké
Glacièresqté 6
Mégaphones manuels
Batteries rechargeablesqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 8
Plateaux en aluminiumqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Bacs à vaisselleqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Jeux de lancer d'anneauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu, la date et les éventuelles autorisations plusieurs semaines à l’avance. Sans ces confirmations, les réservations de tentes, tables et chaises restent incertaines.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Vous pourrez ainsi prévoir les repas spéciaux et préparer leurs étiquettes avant le jour du festival.
Finalisez le programme avant de répartir les bénévoles. Imprimez le déroulé et les panneaux du programme au moins 24 heures avant l’ouverture, avec un exemplaire de secours.
Faites l’inventaire du matériel deux jours avant, puis triez-le par activité. Contrôlez notamment les gobelets, assiettes, couverts, glacières, panneaux directionnels et poteaux de balisage.
Vérifiez la météo la veille et gardez un plan de secours prêt. Les tentes, parasols et tables doivent être inspectés sur place avant l’installation, et les boissons réfrigérées récupérées le plus tard possible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de quartier ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu et le matériel, puis gardez les deux dernières semaines pour les inscriptions, le programme et les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations environ 4 semaines avant le festival, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de quartier ?: Contrôlez la météo, le plan de secours, les stocks, la liste des courses et le matériel trié par activité. Préparez aussi les badges, les panneaux et les repas spéciaux avant le jour J.
Quand mettre les boissons au frais ?: Mettez les boissons au frais dès leur récupération si vous disposez de suffisamment d’espace. Remplissez les glacières le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants.

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