Buurtfestival organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een buurtfestival vraagt vooral om tijdige afstemming: locatie, vergunningen, programma, vrijwilligers en materiaal moeten op elkaar aansluiten. Begin met datum en locatie en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en het definitieve programma toe. In de laatste week controleer je voorraad, dieetwensen, weersverwachting en het alternatieve weerplan. Op de dag zelf helpen een afgedrukt draaiboek, duidelijke wegwijzers en per activiteit gesorteerde materialen om het festival zonder zoekwerk op te bouwen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en datum bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festivalinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Activiteiten en spellen kiezen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Voorraad en materiaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Etiketten voor dieeteten maken
Materialen per activiteit sorteren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Laad- en losplek vrijmaken
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone afzetten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Activiteitenstations opbouwen
5 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatietafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
Muziekprogramma starten
Optredens aankondigen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletpapier en zeep aanvullen
Activiteiten veilig afsluiten
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Laatste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Achtergebleven spullen controleren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
3 personen
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Beschadigd materiaal apart zetten
Verloren voorwerpen registreren
Eindcontrole van de locatie uitvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Tafelkleedenaantal 12
- Parasolsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Krukjesaantal 12
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 220
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerschalenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 200
- Ballonlintaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 12
- Welkomstbord
- Programmabordenaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelnummersaantal 12
- Krijtbordenaantal 6
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Speakerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelhaspelsaantal 3
- Karaokeset
- Koelboxenaantal 6
- Handmegafonen
- Oplaadbare accu'saantal 4
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Serveertangenaantal 12
- Koelmattenaantal 8
- Aluminium schalenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afwasteiltjesaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Kegelsaantal 20
- Springtouwenaantal 8
- Ringwerpsetsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast welke vergunningen of meldingen nodig zijn en controleer daarna of materiaal zoals partytenten, biertafels en klapstoelen daadwerkelijk gereserveerd is.
- Stuur uitnodigingen niet pas na het programma: vraag meteen om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je uiterlijk een week vooraf het aantal deelnemers en het eten kunt bepalen.
- Maak voor elke activiteit één materiaalset en label die. Zo vind je spellen, naamkaartjes en overige benodigdheden terug zonder tijdens de opbouw dozen te moeten doorzoeken.
- Zet gekoelde dranken pas op de dag zelf in gevulde koelboxen of koelingen en haal ze op tijd op. Reken bij warm weer op extra koelmomenten tijdens het festival.
- Controleer de weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf. Zet het alternatief weerplan klaar voordat de eerste bezoekers komen, inclusief tenten, tafels en duidelijke programmaborden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en vergunningen. Plan de uitnodigingen zodra het programma voldoende vaststaat en rond het draaiboek uiterlijk 1 week voor het festival af.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtfestival?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger per activiteit of vast aanspreekpunt, plus 2 mensen voor opbouw en 2 voor opruimen. Bij meerdere activiteiten is een centraal aanspreekpunt nodig dat gedurende het festival bereikbaar blijft.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een buurtfestival verzamelen?
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vooraf. Maak daarna aparte etiketten, zodat dieeteten tijdens het buffet herkenbaar blijft.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een buurtfestival?
- Controleer het weer 3 dagen vooraf, nogmaals de avond ervoor en op de ochtend zelf. Leg het alternatieve weerplan uiterlijk de dag ervoor klaar, zodat de opbouw niet afhankelijk is van de laatste bui.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!