Checklist pour organiser un festival de quartier

Un festival de quartier demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut coordonner les autorisations, les riverains, les inscriptions, les artistes, les bénévoles et la logistique du terrain. Commencez par fixer la date et le site, puis verrouillez les réservations avant de gérer les détails pratiques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au refroidissement des boissons et à la préparation des encas le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Inviter les riverains
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver les artistes et les activités
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
3 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Rappeler les riverains
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer des étiquettes pour les régimes alimentaires
Trier les matériaux
3 personnes
Préparer les outils
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Recouvrir les points d'alimentation électrique en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Tenir le stand d’information
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le programme musical
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
Garder les plats diététiques à part
Annoncer les spectacles
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Couper la musique
2 personnes

Suivi

Effectuer le premier tour des déchets
4 personnes
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Pinces de nappeqté 24
Nappes de pique-niqueqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2
Bureau d’information
Table de caisse
Boîtes de rangementqté 12
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Catering

Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Tableaux noirs décoratifsqté 6
Marqueurs craieqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 12
Flèches de signalisationqté 12
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Barbecueqté 2
Pinces à barbecueqté 4
Bouteilles de gazqté 2
Pains de glaceqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Maillet en caoutchoucqté 2
Mètres rubansqté 2
Niveaux à bulleqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Pinces de cuisineqté 3
Carafes de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Poêlesqté 4
Plaques de fourqté 6
Gants de cuisineqté 4
Gants de coupeqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Sacs isothermesqté 10
Étiquettes pour alimentsqté 200

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Poubellesqté 12
Autocollants pour poubellesqté 24
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Pilesqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Poufsqté 12
Set de lancer d’anneauxqté 2
Tables de jeu de paletsqté 2
Cordes de tir à la cordeqté 2

Conseils

Fixez la date, le programme et l’agencement du terrain avant de réserver le matériel : le nombre de tentes, tables et chaises dépend directement de la configuration choisie.
Lancez les demandes d’autorisation plusieurs semaines à l’avance et invitez les riverains dès que le programme est assez précis. Prévoyez un rappel quelques jours avant le festival.
Ouvrez les inscriptions avant de commander les courses. Utilisez les réponses pour estimer les portions et recueillir les besoins alimentaires, puis préparez des étiquettes pour les différents régimes.
Établissez le planning des bénévoles avec des créneaux distincts pour l’installation, l’accueil, le buffet, l’orientation et le rangement. Un même bénévole ne devrait pas couvrir toute la journée.
Contrôlez la météo, les stocks et les réservations la veille. Récupérez le matériel, faites les courses et mettez les boissons au frais assez tôt pour qu’elles soient froides au début de l’événement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de quartier ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les artistes, les activités, les fournisseurs et le recrutement des bénévoles doivent être lancés avant les derniers préparatifs.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de quartier ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, 2 pour le buffet et 2 pour l’installation et le rangement, par créneau. Ajoutez des renforts si le programme comporte plusieurs activités simultanées.
Quand commander les boissons et les courses ?: Passez la commande environ 7 jours avant le festival, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites les achats périssables la veille et refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez le panneau d’accueil et les panneaux d’orientation avant l’arrivée du public, idéalement 30 minutes à l’avance. Gardez aussi le programme final et les informations pratiques disponibles à l’entrée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.