Nachbarschaftsfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Nachbarschaftsfest braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Getränke. Kläre zuerst Datum, Geländeaufteilung und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplan, Programm und Materialreservierungen. In den letzten Tagen zählen genaue Mengen, gekühlte Getränke, gekennzeichnete Speisen und klare Informationen für alle Nachbarn. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
Benötigte Genehmigungen einholen
Anwohner einladen
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Künstler und Programmpunkte festlegen
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Lieferantenabsprachen bestätigen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm finalisieren
3 Personen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Besucherinformationen versenden
Anwohner erinnern
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Bestandsliste prüfen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Material abholen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Etiketten für Ernährungswünsche erstellen
Materialien sortieren
3 Personen
Werkzeug bereitlegen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Das Aufbauteam einweisen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Stromanschlüsse sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitlegen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Toilettenbereich prüfen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Buffet und Häppchen vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Programm ankündigen
Informationsschalter besetzen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Musikprogramm begleiten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Toilettenraum zwischendurch kontrollieren
Diätgerichte getrennt halten
Auftritte ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Musik abschalten
2 Personen

Nachbereitung

Erste Müllrunde durchführen
4 Personen
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Spielmaterial sammeln
3 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
4 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
Material zurückbringen
3 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 6
StehtischeAnz. 6
TischdeckenhalterAnz. 24
Decken für PicknickAnz. 10
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
Informationsstand
Kassatisch
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TransportwagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Dekorative KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
HinweispfeileAnz. 12
ArmbänderAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250
StifteAnz. 30
KlebebandAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
SeilAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
GrillfestAnz. 2
GrillzangenAnz. 4
GasflaschenAnz. 2
KühlelementeAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2
GummihammerAnz. 2
MessbänderAnz. 2
WasserwaagenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
KüchenpinzettenAnz. 3
ServierkannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
PfannenAnz. 4
OfenblecheAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
SchneidhandschuheAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20
KühltaschenAnz. 10
LebensmitteletikettenAnz. 200

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
Mülleimer-AufkleberAnz. 24
PutzlappenAnz. 24
HandfegerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 8
SpringseileAnz. 8
SitzsäckeAnz. 12
Ringwurf-SetAnz. 2
SjoelbakkenAnz. 2
TauziehseileAnz. 2

Tipps

Lege Datum, Programm und die Aufteilung des Geländes früh fest. Prüfe vor den Einladungen, ob du für Nutzung, Musik oder Ausschank Genehmigungen brauchst.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Programm und wichtige Zeiten feststehen. Schließe sie etwa 7 Tage vor dem Fest, damit du Ernährungswünsche und Mengen noch bearbeiten kannst.
Plane Helfer nicht nur für den Aufbau ein: Du brauchst auch Zuständigkeiten für Empfang, Buffet, Programm, Nachfüllen und Abbau. Teile die Schichten mit konkreten Uhrzeiten ein, zum Beispiel 10–12 Uhr und 18–20 Uhr.
Prüfe 2 bis 3 Tage vorher die Bestandsliste und bestelle Fehlendes nach. Getränke solltest du spätestens am Vorabend kühlen; empfindliche Speisen bereitest du möglichst erst am Veranstaltungstag vor.
Schicke Besucherinformationen und eine Erinnerung spätestens 2 Tage vorher. Weise auf Lageplan, Beginn, Anfahrt sowie besondere Essenswünsche hin und beschrifte entsprechende Speisen sichtbar.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Nachbarschaftsfest anmelden?: Beginne die Planung mindestens 8 Wochen vorher. Genehmigungen und Reservierungen solltest du möglichst 6 Wochen vor dem Termin anstoßen, da Rückfragen den Ablauf verlängern können.
Wie viele Helfer braucht ein Nachbarschaftsfest?: Für ein kleines bis mittleres Fest solltest du mindestens 1 Helfer pro 15 bis 20 Gäste einplanen, zusätzlich eine verantwortliche Person für die Gesamtkoordination. Teile die Einsätze in Schichten von etwa 2 Stunden ein.
Wann sollte ich die Getränke für ein Nachbarschaftsfest kaufen?: Bestelle haltbare Getränke und fehlendes Material etwa 7 Tage vorher. Kühlbare Getränke kommen spätestens am Vortag in die Kühlung, damit sie zum Beginn ausreichend kalt sind.
Wann verschickt man die Erinnerung für ein Nachbarschaftsfest?: Versende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Fest. Darin sollten Beginn, Treffpunkt, Lageplan, Hinweise zur Verpflegung und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen stehen.

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