Organiser un festival de musique de rue : la checklist complète

Un festival de musique de rue se prépare comme un parcours, pas comme une simple scène à installer. Il faut verrouiller la date et l’itinéraire, obtenir les autorisations, confirmer les artistes et prévoir la circulation du public. Les détails souvent oubliés arrivent ensuite : besoins alimentaires, information des riverains, alimentation électrique, signalétique et briefing final. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au remplissage des glacières et à l’impression des programmes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Sélectionner les artistes qui se produisent
3 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Faire les réservations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les riverains
2 personnes
Demander les informations des artistes
2 personnes
Publier le programme
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Marquer le parcours et les flux de public
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer le dernier briefing aux artistes
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Aménager les comptoirs des artistes
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Accompagner les artistes vers les espaces de jeu
3 personnes
Enregistrer les volontaires
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Annoncer les spectacles
Réserver les espaces de jeu
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Fournir de l’eau aux artistes
2 personnes
Communiquer les changements de programme
2 personnes
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier numéro
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux artistes
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 36
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Chaises pliantes pour les artistesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Pupitres de musiqueqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Pilesqté 24
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de nuitqté 4
Rallonges électriques pour l’éclairageqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Bannières du festivalqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Nappesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ruban de balisageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Carafesqté 8
Plateauxqté 8
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Bacs de stockageqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Passe-câblesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Étuis de talkie-walkie de pocheqté 6
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le parcours, puis lancez immédiatement les demandes d’autorisation. Prévoyez plusieurs semaines pour les réponses et gardez une marge avant toute publication du programme.
Confirmez chaque artiste par écrit avec l’horaire, la durée du passage, les besoins techniques et les informations nécessaires pour le programme. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu avant de finaliser les réservations.
Dessinez le parcours avec les points de spectacle, les accès techniques et les flux du public. Placez la signalétique avant l’ouverture et vérifiez que les rallonges, multiprises et enrouleurs ne traversent pas les zones de passage.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zone, avec un responsable joignable par talkie-walkie. Envoyez le dernier briefing aux artistes et aux équipes au plus tard la veille, avec les horaires et le plan à jour.
Consultez la météo 48 heures puis 24 heures avant le festival. Vérifiez les tentes, l’éclairage, les enceintes, les piles et les batteries externes, puis prévoyez le catering selon les besoins alimentaires recueillis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs artistes et un parcours public. Les autorisations, réservations et confirmations artistiques doivent être lancées en premier, avant la communication.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival de musique de rue ?: Déposez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont définis, idéalement 8 semaines avant l’événement. Gardez une marge pour les modifications de parcours ou les demandes complémentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique de rue ?: Comptez au minimum 1 bénévole par zone de spectacle et 1 personne pour la coordination, puis ajoutez des renforts pour l’accueil, les artistes et le matériel. Organisez des créneaux de 3 à 4 heures afin de couvrir toute la journée.
Quand publier le programme du festival de musique de rue ?: Publiez une première version dès que les prestations et les horaires sont confirmés, généralement 2 à 3 semaines avant le festival. Imprimez la version définitive après le briefing final et la vérification du parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.