Straßenmusikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Straßenmusikfestival braucht mehr als gute Bands und einen passenden Termin. Du musst Route, Genehmigungen, Auftrittszeiten, Anwohner, Helfer und Technik so planen, dass sich Künstler und Publikum sicher durch das Gelände bewegen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zu den letzten Handgriffen am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Stromversorgung, Künstlerinfos, Beschilderung und ein klarer Plan für Wetteränderungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Auftretende Künstler auswählen
3 Personen
Künstler ansprechen
2 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Auftritte einplanen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anwohner informieren
2 Personen
Künstlerinformationen einholen
2 Personen
Programm veröffentlichen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Route und Publikumsströme markieren
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Letzte Infos an die Künstler senden
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Programme drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Künstlerempfangstheken einrichten
2 Personen
Infopunkt einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programme auslegen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Künstler zu den Spielorten begleiten
3 Personen
Freiwillige einchecken
2 Personen
Publikum begrüßen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Auftritte ankündigen
Spielbereiche freihalten
3 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Künstler mit Wasser versorgen
2 Personen
Programmänderungen kommunizieren
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Letzten Auftritt ankündigen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Künstler auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Absperrgitter entfernen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht an Künstler senden
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 8
StühleAnz. 36
BiertischeAnz. 6
StehtischeAnz. 6
Klappstühle für KünstlerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
NotenpulteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
BatterienAnz. 24
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 4
NachtlampenAnz. 4
Verlängerungskabel für die BeleuchtungAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpenAnz. 2
Festival-BannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 6
AbsperrbandAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8
TablettsAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
VorratsboxenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungsschwämmeAnz. 12

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
KabelmattenAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
Taschen-Transceiver-HüllenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei nicht nur die Route, sondern auch Auftrittsflächen, Lautstärke, Stromanschlüsse und mögliche Sperrungen.
Plane die Route mit festen Auftrittsfenstern von 30 bis 45 Minuten und mindestens 15 Minuten Wechselzeit. So entstehen weniger Verzögerungen, wenn Künstler ihr Equipment zwischen zwei Standorten bewegen.
Teile pro Veranstaltungsbereich mindestens eine verantwortliche Person und eine zusätzliche helfende Hand ein. Funkgeräte oder eine abgestimmte Mobiltelefonliste helfen, wenn mehrere Bühnen gleichzeitig betreut werden.
Prüfe die Strom- und Lichtplanung spätestens 7 Tage vorher. Rechne Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Batterien und Powerbanks ein und sichere Kabel an Laufwegen, damit niemand stolpert.
Schicke Künstlern die letzten Informationen 2 bis 3 Tage vor dem Festival. Route, Ankunftszeit, Auftrittsdauer, Ansprechpartner, Parkmöglichkeit und benötigte Technik sollten in einer kurzen Nachricht zusammenstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Straßenmusikfestival anmelden?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit den Genehmigungen. Bei mehreren Straßen, erwarteten Publikumsmengen oder Sperrungen solltest du zusätzlich bei Stadt und Polizei nach längeren Bearbeitungszeiten fragen.
Wie viele Helfer braucht ein Straßenmusikfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Auftrittsbereich und eine zusätzliche Person für Information, Material oder spontane Probleme ein. Bei vier Bereichen sind damit mindestens 8 Helfer realistisch, zuzüglich Aufbau- und Abbauhilfe.
Wie lange sollten die Auftritte bei einem Straßenmusikfestival dauern?: Bewährt haben sich Auftritte von 30 bis 45 Minuten mit etwa 15 Minuten Wechselzeit. Bei mehreren Standorten kannst du so ein Programm von 4 bis 6 Stunden anbieten, ohne dass sich Verspätungen stark fortsetzen.
Wann soll ich das Programm für ein Straßenmusikfestival veröffentlichen?: Veröffentliche das Programm etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Auftritte bestätigt sind. Schicke den Künstlern die finalen Zeiten und den Lageplan trotzdem noch einmal 2 bis 3 Tage vor dem Festival.

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