Checklist pour organiser un festival de châteaux gonflables

Un festival de châteaux gonflables demande plus qu’une réservation de structures. Il faut coordonner le lieu, les autorisations, l’alimentation électrique, les toilettes, la sécurité et l’accueil des enfants. Cette checklist de 82 tâches et 52 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au briefing des bénévoles. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés, comme les tapis de chute, les ancrages, les bracelets et un plan de circulation lisible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Réserver les structures gonflables
Réserver l’alimentation électrique
Réserver les toilettes
Vérifier l’assurance
Créer le plan du site
2 personnes
Définir des itinéraires de circulation sécurisés
2 personnes
Repérer les sorties de secours
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Créer les règles de la maison pour les enfants
2 personnes
Imprimer le déroulé
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Transmettre les besoins alimentaires
Préparer le briefing des bénévoles
Trier les bracelets
2 personnes
Acheter des décorations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Charger le transport vers le site
4 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Décharger les châteaux gonflables
6 personnes
Installer les structures gonflables
6 personnes
Ancrer les châteaux gonflables
4 personnes
Contrôler les châteaux gonflables
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer la caisse et l’enregistrement
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Encadrer les structures gonflables
6 personnes
Assurer la surveillance à l’entrée
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Inspecter les structures gonflables pendant l'événement
2 personnes
Assurer la musique et les annonces
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Désactiver les châteaux gonflables
4 personnes
Dégonfler les structures gonflables
4 personnes
Nettoyer les châteaux gonflables
4 personnes
Plier les châteaux gonflables
6 personnes
Recharger les châteaux gonflables
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger l'installation sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 6
Buffet du bar
Table de caisse

Matériel de sport

Châteaux gonflablesqté 4
Kits d’ancrageqté 4
Tapis de chuteqté 8
Cônesqté 20
Barrières de sécuritéqté 20
Fil de ligneqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 6
Groupe électrogène
Caisse
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux des règles de la maisonqté 4
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez les châteaux gonflables, les kits d’ancrage, les tapis de chute et l’alimentation électrique dès que la date et le lieu sont confirmés. Une structure disponible sans source électrique adaptée peut bloquer toute l’installation.
Dessinez le plan du site avant de commander le mobilier. Prévoyez des itinéraires séparés, des sorties de secours dégagées et un espace clairement délimité autour de chaque château.
Ne laissez pas les inscriptions et les besoins alimentaires pour la dernière semaine. Ouvrez le formulaire assez tôt, puis transmettez les quantités définitives aux fournisseurs après le traitement final des inscriptions.
Répartissez les bénévoles par poste et par horaire, puis faites un briefing avant l’ouverture. Les personnes chargées de la surveillance doivent connaître les règles pour les enfants, les sorties et la conduite à tenir en cas de problème.
Vérifiez la météo et imprimez le déroulé, les consignes de sécurité et les listes utiles la veille. Triez aussi les bracelets à l’avance : le contrôle à l’entrée sera plus rapide avec un système prêt par groupe ou par activité.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de châteaux gonflables ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les autorisations, l’assurance, les châteaux, les toilettes et l’électricité doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les châteaux gonflables ?: Prévoyez au moins 3 à 4 heures avant l’arrivée du public, selon le nombre de structures et l’accès au site. Ajoutez du temps pour les ancrages, les tapis de chute, les barrières, les câbles et le contrôle de sécurité.
Quand fermer les inscriptions au festival ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement si vous devez commander des repas ou organiser des bracelets. Gardez ensuite une liste définitive pour le briefing des bénévoles et l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de châteaux gonflables ?: Prévoyez au minimum une personne responsable de l’accueil et du contrôle, une personne pour la coordination et un surveillant par zone de châteaux très fréquentée. Ajustez la répartition après le traitement final des inscriptions et indiquez les horaires de chaque poste.

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