Hüpfburg-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Hüpfburg-Festival braucht mehr als mehrere Hüpfburgen auf einer Wiese. Vor dem Termin müssen Genehmigungen, Versicherung, Strom, Toiletten und ein sicherer Geländeplan geklärt sein. Für den Veranstaltungstag zählen klare Laufwege, Fallschutz, Absperrungen und eingeteilte Helfer. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Briefing und der Ausgabe der Armbänder.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungsanforderungen prüfen
Hüpfburgen reservieren
Stromversorgung reservieren
Toiletten reservieren
Versicherung prüfen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Sichere Laufwege festlegen
2 Personen
Notausgänge festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
Lieferanten bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Hausregeln für Kinder erstellen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
Diätwünsche weitergeben
Volunteer-Briefing vorbereiten
Armbänder sortieren
2 Personen
Dekoration einkaufen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Transport zum Gelände beladen
4 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Absperrungen aufstellen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Hüpfburgen ausladen
6 Personen
Hüpfburgen aufstellen
6 Personen
Hüpfburgen verankern
4 Personen
Hüpfburgen kontrollieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Infotafeln aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Kasse und Anmeldung einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Hüpfburgen betreuen
6 Personen
Aufsicht am Eingang halten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Hüpfburgen zwischendurch inspizieren
2 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Runde ankündigen
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Hüpfburgen ausschalten
4 Personen
Hüpfburgen entleeren
4 Personen
Hüpfburgen reinigen
4 Personen
Hüpfburgen zusammenfalten
6 Personen
Hüpfburgen wieder aufladen
5 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufräumen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Reste sicher lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 60
BiertischgarniturenAnz. 6
Bar-Buffet
Kassatisch

Sportmaterial

HüpfburgenAnz. 4
VerankerungssetsAnz. 4
FallschutzmattenAnz. 8
KegelAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 20
DrahtAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 50
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
Stromaggregat
Kasse
Kartenterminal
Bargeldkasse
FunkgeräteAnz. 6
Megafon

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10

Dekoration

BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
Willkommensschild
Hausregeln-SchilderAnz. 4
NamensschilderAnz. 40

Reinigung

BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
Reinigungswagen
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Gelände frühzeitig und prüfe die Genehmigungsanforderungen, bevor du Hüpfburgen, Stromversorgung oder Toiletten reservierst. So vermeidest du, dass ein Anbieter gebucht ist, die Fläche aber nicht genutzt werden darf.
Plane Strom nicht erst am Veranstaltungstag. Kläre, wie viele Anschlüsse benötigt werden, reserviere passende Kabeltrommeln und Verlängerungskabel und lege die Kabelführung außerhalb der Laufwege fest.
Erstelle den Geländeplan mit getrennten Bereichen für Hüpfburgen, Zuschauer, Essen und Kasse. Markiere sichere Laufwege und Notausgänge; Absperrgitter und Fallschutzmatten gehören an die vorgesehenen Stellen.
Schicke Sicherheitsanweisungen und Hausregeln vorab an das Team und plane ein Volunteer-Briefing am selben Tag. Teile Zuständigkeiten für Einlass, Aufsicht, Kasse, Essen und Notfälle schriftlich ein.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Drucke Ablaufplan und Anmeldelisten aus, sortiere die Armbänder und gib Ernährungswünsche rechtzeitig an das Verpflegungsteam weiter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Hüpfburg-Festival planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Genehmigungen. Hüpfburgen, Stromversorgung, Toiletten und Versicherung solltest du direkt danach verbindlich prüfen oder reservieren.
Wie viele Helfer braucht ein Hüpfburg-Festival?: Plane mindestens eine eingeteilte Aufsicht pro gleichzeitig betreuter Hüpfburg und zusätzliche Helfer für Einlass, Kasse und Verpflegung ein. Die genaue Zahl hängt von der Anzahl der Hüpfburgen und den Öffnungszeiten ab.
Was muss am Tag vor dem Hüpfburg-Festival erledigt werden?: Prüfe die Wettervorhersage, bestätige Lieferanten und leite Diätwünsche weiter. Außerdem sollten Ablaufplan, Sicherheitsanweisungen, Anmeldelisten und Armbänder spätestens am Vorabend bereitliegen.
Wann sollte man die Sicherheitsregeln für Kinder festlegen?: Erstelle die Regeln mindestens eine Woche vor dem Festival und bespreche sie im Volunteer-Briefing. Hänge sie zusätzlich an den Hüpfburgen und am Einlass sichtbar aus.

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