Checklist pour organiser une excursion en ville
Une excursion en ville se joue dans les détails : horaires réalistes, réservations confirmées et participants faciles à encadrer. Commencez par fixer l’itinéraire, le programme et les lieux réservés, puis centralisez les inscriptions, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. La veille, vérifiez la météo, préparez les paniers-repas et chargez les téléphones. Le jour même, un point de rassemblement visible, des badges et un comptage régulier évitent les retards et les groupes incomplets.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir l’itinéraire et le programme horaire
2 personnes
Réserver le musée et le lieu du déjeuner
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Commander les billets d'entrée
Confirmer le transport et le point de départ
Partager l'itinéraire et le programme
Vérifier les prévisions météo
Préparer un itinéraire alternatif
Faire les courses
2 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Imprimer les plans d'accès et les badges
Composer les dossiers des participants
2 personnes
Charger les téléphones et les batteries externes
Préparer les sacs d’excursion
3 personnes
Événement
Marquer le point de rassemblement
2 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer le matériel
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
Encadrer le premier parcours en ville
3 personnes
Compter les participants aux points de ravitaillement
3 personnes
Animer la visite du musée
3 personnes
Aménager l’espace déjeuner
3 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter les déchets pendant le déjeuner
2 personnes
Encadrer le deuxième parcours urbain
3 personnes
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
Expliquer l’arrivée et l’heure de départ
Accompagner le retour
3 personnes
Vérifier la présence au point d’arrivée
3 personnes
Suivi
Récupérer le matériel
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et les glacières
2 personnes
Vérifier les courses restantes
Restituer le matériel emprunté
Enregistrer les objets trouvés
Partager les photos et les informations des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Communication
- Dossiers des participantsqté 35
- Cartes d'itinéraireqté 35
- Plans de villeqté 8
- Badges nominatifsqté 35
- Porte-badgesqté 35
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 40
- Formulaires du programmeqté 35
- Formulaires de contact d'urgenceqté 35
- Panneaux indicateursqté 6
- Marqueursqté 6
Équipement
- Mégaphonesqté 2
- Batteries externesqté 4
- Câbles de rechargeqté 6
- Multiprisesqté 2
Catering
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettes de déjeuner réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 40
- Pinces de serviceqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Bacs alimentairesqté 8
- Pains de glaceqté 12
- Courses
Mobilier
- Tables pliantesqté 3
- Chaises pliantesqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 6
- Lampes de pocheqté 4
- Ponchos de pluieqté 35
- Flacons de crème solaireqté 4
Nettoyage
- Gel hydroalcooliqueqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Poubellesqté 4
- Nappesqté 3
Conseils
- Prévoyez une marge de 15 à 20 minutes entre deux étapes, surtout avant une visite de musée ou un déjeuner réservé. Un itinéraire trop serré laisse peu de solutions en cas de retard du transport.
- Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence au plus tard 7 jours avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps d’adapter les paniers-repas et de compléter les dossiers des participants.
- Confirmez le transport, le point de départ et les réservations 48 heures avant l’excursion. Envoyez ensuite le programme, l’itinéraire et les consignes à chaque participant.
- Préparez les glacières, pains de glace, thermos et paniers-repas la veille au soir. Chargez aussi les téléphones et batteries externes : une batterie vide complique vite la coordination en ville.
- Au départ, enregistrez les présences et comptez les participants à chaque point de ravitaillement. Prévoyez au moins une personne encadrante par groupe et rendez le point de rassemblement visible avec un panneau.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une excursion en ville ?
- Commencez les réservations et les demandes de transport 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant, puis confirmez les détails 48 heures avant.
- Quand envoyer le programme d’une excursion en ville ?
- Envoyez l’itinéraire, les horaires, le point de départ et les consignes 5 à 7 jours avant l’excursion. Renvoyez un rappel la veille avec la météo et les éventuelles modifications.
- Combien de nourriture prévoir pour une excursion en ville ?
- Prévoyez un panier-repas complet par participant, plus 5 à 10 % de portions de secours. Comptez également de l’eau pour toute la journée et adaptez les quantités aux besoins alimentaires recueillis avant la sortie.
- Que vérifier la veille d’une excursion en ville ?
- Vérifiez la météo, le transport, les réservations et l’itinéraire alternatif. Préparez les badges, plans, dossiers, paniers-repas et sacs, puis chargez les téléphones et batteries externes avant de partir.
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