Checklist pour organiser un entraînement d’escalade
Un entraînement d’escalade demande plus qu’une réservation de site et quelques cordes. Il faut confirmer les participants, répartir les groupes et les instructeurs, vérifier chaque élément de sécurité, puis préparer l’accueil et le ravitaillement. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, depuis les premières réservations jusqu’au briefing et à l’échauffement. Elle aide aussi à ne pas oublier les autorisations, les besoins alimentaires et le matériel de location.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le site d’escalade
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Répartir les instructeurs
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
Collecter les autorisations des participants
Réserver le matériel de location
Vérifier le matériel d’escalade
2 personnes
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les consignes de sécurité
Répartir les groupes de participants
Transporter le matériel
3 personnes
Préparer le matériel d’entraînement
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Distribuer le matériel d'escalade
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Démontrer les techniques d’escalade
2 personnes
Encadrer les tours d’escalade
4 personnes
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le tour d’escalade final
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel d’escalade
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Faire sécher et ranger le matériel d’escalade
2 personnes
Retourner le matériel loué
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Harnais d'escaladeqté 22
- Casques d’escaladeqté 22
- Chaussures d’escaladeqté 22
- Sacs de chauxqté 22
- Chalk d’escaladeqté 4
- Cordes d’escalade dynamiquesqté 6
- Dispositifs d’assurageqté 12
- Mousquetons de sécuritéqté 24
- Bandes de brasqté 12
- Sets d'escaladeqté 24
- Disques de marquageqté 12
- Bandes de résistanceqté 10
- Tapis d’entraînementqté 12
- Chronomètresqté 2
- Presse-papiersqté 3
- Stylosqté 12
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Couvertures de survieqté 4
- Gants jetablesqté 2
Mobilier
- Tablesqté 3
- Chaisesqté 25
- Bacs de rangementqté 6
Catering
- Gobelets réutilisablesqté 30
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 3
- Assiettes réutilisablesqté 25
- Couverts réutilisablesqté 25
- Courses
Nettoyage
- Bac à vaisselleqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Serviettesqté 6
Conseils
- Réserve le site et le matériel de location dès que la date est fixée. Garde au moins 7 jours pour traiter les inscriptions, recueillir les autorisations et ajuster le nombre de groupes.
- Envoie les informations pratiques au moins 3 jours avant l’entraînement : heure d’arrivée, tenue, matériel fourni, consignes de sécurité et coordonnées de contact. Cela limite les questions le jour même.
- Prépare les groupes et l’affectation des instructeurs avant l’arrivée des participants. Prévois une feuille avec les noms, les présences et les besoins particuliers pour éviter une répartition improvisée.
- Effectue le contrôle du matériel avant l’accueil, puis une seconde vérification juste avant le briefing. Contrôle notamment les harnais, casques, cordes, dispositifs d’assurage et mousquetons.
- Prépare les boissons et les encas avant le début de la séance, avec de l’eau disponible pendant les pauses. Installe aussi les tables, les chaises et le matériel de premiers secours avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un entraînement d’escalade ?
- Commence idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réserve le site et le matériel en premier, puis garde au moins 7 jours pour les inscriptions, les autorisations et la composition des groupes.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoie un premier message dès l’ouverture des inscriptions, puis les informations définitives au moins 3 jours avant l’entraînement. Rappelle l’heure d’arrivée, les consignes de sécurité et ce que chacun doit apporter.
- Que faut-il vérifier dans le matériel d’escalade ?
- Vérifie chaque harnais, casque, corde, dispositif d’assurage et mousqueton avant la séance. Fais le contrôle final le jour même, avant la distribution du matériel et le briefing de sécurité.
- Quand préparer les groupes et les instructeurs ?
- Finalise la répartition au plus tard 2 jours avant l’entraînement, une fois les inscriptions et les besoins particuliers connus. Prépare une liste imprimée pour l’enregistrement des présences et l’accueil.
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