Checklist pour organiser une démonstration de barbecue

Une démonstration de barbecue demande plus qu’un menu et quelques grilles de cuisson. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les livraisons de gaz ou de charbon, la chaîne du froid et l’installation du matériel. Cette checklist vous accompagne dans l’ordre, des premières réservations au rangement final. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les extincteurs, les thermomètres de cuisson, les boissons et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Composer le menu de démonstration
2 personnes
Réserver le lieu de la démonstration
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser les livraisons de carburant
Confirmer les inscriptions
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker la viande et les légumes au frais
2 personnes
Préparer les sauces et marinades
2 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Portionner la viande
2 personnes
Appliquer les marinades
2 personnes
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes
Monter la tente de réception
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les barbecues en toute sécurité
2 personnes
Raccorder les bouteilles de gaz et le charbon de bois
2 personnes
Placer les extincteurs
Préparer le matériel de démonstration
2 personnes
Préparer les ingrédients
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Expliquer le programme et les consignes de sécurité
Faire une démonstration de barbecue
2 personnes
Servir les en-cas et les plats
3 personnes
Préparer séparément les plats adaptés aux régimes alimentaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Faire le dernier tour de démonstration
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre les barbecues
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer les barbecues et les outils
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Démonter la tente de réception
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 50
Couvertsqté 60
Verresqté 60
Tasses à caféqté 30

Équipement

Barbecue à gazqté 2
Barbecue au charbon de bois
Glacièresqté 3
Thermomètres de cuissonqté 3
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Sets d’ustensiles de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Plateaux en aluminiumqté 12
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Balances de cuisineqté 2
Porte-rouleaux d’essuie-toutqté 3

Décoration

Cartes de menuqté 6
Badges nominatifsqté 45
Nappesqté 8

Sécurité

Extincteursqté 2
Gants résistants à la chaleurqté 4
Ruban de balisageqté 2

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Poubellesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes d'extérieurqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la démonstration. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin d’ajuster les quantités de viande, de légumes et de boissons.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis confirmez les participants environ 5 jours avant. Gardez une liste imprimée à l’accueil pour vérifier les arrivées.
Préparez les sauces, marinades et légumes la veille, mais conservez la viande et les produits découpés au frais jusqu’au moment de la cuisson. Utilisez des glacières si les aliments doivent attendre pendant l’installation.
Installez les barbecues, les bouteilles de gaz ou le charbon et les extincteurs avant l’arrivée du public. Prévoyez au moins un thermomètre de cuisson par poste et gardez les rallonges éloignées des zones humides et chaudes.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et installez le café, le thé et la table d’accueil avant la première démonstration. Comptez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée prévue.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une démonstration de barbecue ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, composer le menu et gérer les invitations. La préparation des aliments commence généralement la veille, tandis que l’installation sur place demande environ 2 à 3 heures.
Quand confirmer les inscriptions à une démonstration de barbecue ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant l’événement et envoyez une confirmation 4 à 5 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les besoins alimentaires et de recalculer les achats.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une démonstration de barbecue ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons supplémentaires par heure selon la météo et la durée. Gardez une partie des boissons au frais dans plusieurs glacières pour éviter une file d’attente unique.
Quand installer les barbecues et le matériel de sécurité ?: Installez les barbecues, les bouteilles de gaz ou le charbon au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez ensuite les extincteurs, les gants résistants à la chaleur, les rallonges et la stabilité des tables avant d’allumer les appareils.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.