Checklist pour organiser un défi sportif en 6 épreuves
Un défi sportif en six épreuves demande plus qu’une série de jeux et un terrain disponible. Il faut fixer les règles, répartir les équipes, préparer chaque station et prévoir un système de scores facile à suivre. Cette checklist vous accompagne de la première décision au démontage, avec les éléments souvent oubliés : inscriptions, besoins alimentaires, météo, alimentation électrique et matériel de secours. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et éviter les préparatifs de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les éléments et les règles du jeu
3 personnes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes et les chefs d’équipe
2 personnes
Établir le programme des jeux et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu et le terrain
Vérifier l’alimentation électrique
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Préparer le matériel par jeu
3 personnes
Imprimer les cartes d'équipe et les feuilles de score
Préparer la table des prix
Refroidir les boissons
2 personnes
Couper les fruits et légumes
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Balisage du site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Monter les stations de jeux
6 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Guider les équipes vers les positions de départ
6 personnes
Expliquer les règles du jeu et la sécurité
2 personnes
Encadrer le six épreuves
8 personnes
Noter les scores par épreuve
6 personnes
Vérifier les points d’eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Ranger le matériel de jeu entre les activités
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le repas
5 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le matériel de jeu
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Vérifier les stocks
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 70
- Ensembles de tables de bièreqté 6
- Tables de buffetqté 3
- Table d'inscription
Matériel de sport
- Disques de marquageqté 40
- Cônesqté 50
- Corde de tir à la corde
- Témoins de relaisqté 12
- Gobelets d’eau pour les jeuxqté 100
- Seauxqté 12
- Épongesqté 30
- Ballonsqté 12
- Cerceauxqté 12
- Sacs de sautqté 12
- Masquesqté 12
- Caissesqté 20
- Bâche en plastiqueqté 2
- Tuyaux d’arrosageqté 2
- Tableau des scores
- Chronomètresqté 6
- Siffletsqté 8
- Mètres rubansqté 3
- Trousse de premiers secours
- Pains de glaceqté 20
- Bidons d'eauqté 4
- Gobelets pour les points d’eauqté 100
Équipement
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Mégaphone
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Lampes d'extérieurqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Drapeaux d’équipeqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Ruban de balisageqté 4
- Panneaux indicateursqté 12
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 8
- Feuilles de scoreqté 100
- Cartes d'équipeqté 80
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Cordeqté 2
- Attaches-câblesqté 100
- Étiquettes de pionsqté 20
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Carafesqté 6
- Plateauxqté 6
- Louchesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Saladiersqté 4
- Thermosqté 4
- Pinces et spatulesqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Brûleurs à gazqté 2
- Bouteilles de gazqté 2
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Pinces à déchetsqté 4
- Balaisqté 4
- Éléments pharesqté 2
- Seaux de nettoyageqté 3
- Serpillièresqté 3
- Brosses de toilettesqté 2
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez la durée prévue, les six épreuves, l’heure d’arrivée et la date limite d’inscription. Vous pourrez ainsi constituer des équipes équilibrées et recueillir les besoins alimentaires à temps.
- Préparez une fiche par épreuve au moins 3 à 5 jours avant le défi. Notez les règles, le matériel, la durée, le responsable de la station et la méthode de comptage des points.
- Installez les stations avec un balisage visible et gardez un espace de circulation entre elles. Les cônes, disques de marquage et panneaux de score doivent être prêts avant l’arrivée des participants.
- Prévoyez le ravitaillement en deux temps : boissons et en-cas accessibles pendant les jeux, puis fruits et légumes préparés avant le début. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez des glacières pour le terrain.
- Contrôlez le site la veille et le matin même : météo, prises électriques, rallonges, tentes, sol glissant et trousse de premiers secours. Gardez des pains de glace et un point d’eau identifiés pour réagir rapidement en cas de chute ou de surchauffe.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un défi sportif en 6 épreuves ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de répartir les équipes.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un défi sportif ?
- Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors finaliser les équipes et les quantités de ravitaillement.
- Quel matériel faut-il prévoir pour six épreuves sportives ?
- Comptez un kit spécifique par épreuve, plus le matériel commun : cônes, disques de marquage, chronomètres, sifflets, tableau des scores, mètres rubans et trousse de premiers secours. Préparez et étiquetez chaque kit au moins 2 jours à l’avance.
- Quand installer les stations de jeu ?
- Installez-les le jour même au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Prévoyez ensuite 20 à 30 minutes pour tester les parcours, vérifier le matériel et afficher les règles.
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