Organiser un cyclo : la checklist complète

Un cyclo réussi se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, les autorisations et le lieu, puis les inscriptions et la sécurité. Cette checklist vous aide à répartir les 71 tâches sans oublier les détails qui prennent du temps, comme l’inspection réelle de l’itinéraire, les postes de circulation ou le dépannage vélo. Prévoyez aussi l’accueil, le ravitaillement, la signalisation et le matériel de secours plusieurs semaines avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
Inspecter physiquement l’itinéraire
2 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier la carte du parcours
Envoyer les informations aux participants
Concevoir les dossards
Faire imprimer les panneaux de direction
Répartir le personnel
2 personnes
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
Confirmer le réparateur de vélos
Confirmer le personnel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Commander les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Balisage du point de départ
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Aménager le parking à vélos
3 personnes
Mettre en place le point de réparation de vélos
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le poste de ravitaillement
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier une dernière fois le parcours
2 personnes

Événement

Distribuer les dossards
4 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Commencer l’encadrement
5 personnes
Assurer les postes de circulation
8 personnes
Distribuer les provisions
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Accueillir les finishers
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Maintenir la zone d’arrivée propre
2 personnes
Informer les participants
2 personnes

Suivi

Démonter les postes du parcours
6 personnes
Dégager le parking à vélos
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier la route pour les déchets
2 personnes
Enregistrer les accidents
Envoyer un message de remerciement aux participants
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 6
Porte-vélosqté 20
Nappesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 25
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 40
Barrières Nadarqté 12
Gilets réfléchissantsqté 25
Pompes à véloqté 4
Supports à vélosqté 2
Stands de réparation de vélosqté 2
Jeux de clés Allenqté 3
Démonte-pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 30
Chaînes de véloqté 4
Serre-câblesqté 200
Lampes de poche pratiquesqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Mégaphones portatifsqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Carafesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Plaques de refroidissementqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 200
Pains de glaceqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ruban de départ et d’arrivéeqté 2
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Piquets de parcoursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis demandez les autorisations et vérifiez l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Une modification du parcours après les premières inscriptions entraîne souvent plusieurs messages et documents à refaire.
Inspectez l’itinéraire sur le terrain, pas seulement sur une carte numérique. Notez les intersections à sécuriser, les endroits où poser des flèches et panneaux, ainsi que les zones adaptées aux cônes et barrières Nadar.
Fixez une limite de participants avant de publier le formulaire. Elle doit tenir compte de la capacité du lieu de départ et d’arrivée, du nombre de bénévoles, des postes de circulation et du personnel de premiers secours.
Envoyez les informations pratiques après la clôture des inscriptions : horaire, adresse, parcours, consignes et besoins alimentaires. Gardez une marge d’au moins 7 jours pour corriger les dossards et répondre aux questions.
Confirmez le réparateur de vélos, les premiers secours et les bénévoles avant la dernière semaine. Le jour du cyclo, répartissez clairement les gilets réfléchissants, les radios ou téléphones, les pompes, les outils et les chambres à air de rechange.

Questions fréquentes

Comment organiser un cyclo ?: Commencez par choisir la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée. Enchaînez ensuite les autorisations, l’assurance, l’inscription des participants, le recrutement des bénévoles et la préparation de la sécurité. Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour tout coordonner.
Quand ouvrir les inscriptions pour un cyclo ?: Ouvrez les inscriptions une fois le parcours, la limite de participants et les principales autorisations confirmés. Une période de 3 à 6 semaines laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un cyclo ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre d’intersections à surveiller. Comptez au minimum une personne par poste de circulation identifié, puis ajoutez une équipe pour l’accueil, le ravitaillement, l’arrivée et l’assistance vélo. Finalisez la répartition 7 jours avant l’événement.
Que prévoir pour la sécurité d’un cyclo ?: Prévoyez une signalisation visible, des cônes, des barrières, du ruban de balisage et des gilets réfléchissants. Confirmez aussi le personnel de premiers secours et un réparateur de vélos au moins 2 semaines avant, puis vérifiez la météo la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.