Organiser un cross équestre : la checklist complète

Un cross équestre se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des autorisations, des chevaux et des participants. Fixez le parcours assez tôt pour pouvoir le faire inspecter, baliser et revérifier avant le départ. Les inscriptions, les groupes, les jurés et les bénévoles doivent ensuite être coordonnés avec un plan de circulation clair. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs et à ne pas oublier le briefing vétérinaire, l’accueil des chevaux ou les solutions prévues en cas de météo défavorable.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier l’assurance
Faire appel à un vétérinaire
Effectuer l’inspection du parcours
3 personnes
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer le présentateur
Planifier le briefing vétérinaire
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Revérifier le parcours
3 personnes
Installer les obstacles en toute sécurité
4 personnes
Vérifier les barrières
3 personnes
Préparer les boxes et paddocks
3 personnes
Installer les points d'eau
2 personnes
Baliser le parking
4 personnes
Monter la tente et le comptoir d'accueil
4 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Parcours de la dernière ronde à pied
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Inscrire les chevaux et les cavaliers
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Encadrer le contrôle des chevaux
3 personnes
Accompagner les cavaliers au départ
3 personnes
Encadrer les tours de cross
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
6 personnes
Maintenir le public derrière les barrières
4 personnes
Faire boire les chevaux
3 personnes
Assurer les annonces et les informations de départ
2 personnes
Garder les boissons au frais
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Guider les chevaux et les remorques
4 personnes
Effectuer le contrôle final du site
3 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Démonter les obstacles
4 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Nettoyer les écuries et les paddocks
3 personnes
Dégager le site
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Démonter la tente et le bureau d'accueil
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Table du jury
Tabouretsqté 8

Matériel de sport

Obstacles de crossqté 18
Poteaux de balisageqté 80
Rubans pour le parcoursqté 12
Portillon de départ
Tissu d’arrivée
Numéros de départqté 100
Porte-numérosqté 100
Chronomètresqté 6
Piles de rechangeqté 24
Mètres rubansqté 3
Bacs à eau pour chevauxqté 8
Râteliers à foin et mangeoiresqté 20
Brouettesqté 4
Pellesqté 6
Fourches à foinqté 4
Brosses pour chevauxqté 12
Licols à cordeqté 12
Longesqté 6
Couvertures pour chevauxqté 6
Kits de nettoyageqté 6
Bottes de pailleqté 20
Bottes de foinqté 12
Seaux de nettoyageqté 8
Bidons d'eauqté 10
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de circulationqté 20
Cônesqté 30
Giletsqté 30
Lampes de pocheqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Thermoboxesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques de cuissonqté 2
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louches à soupeqté 6
Louchesqté 10
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs isothermesqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Rubans de podiumqté 6
Coupesqté 12
Rosettesqté 30
Nappesqté 12

Nettoyage

Balaiqté 6
Raclettes de solqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le parcours, puis prévoyez une inspection au moins 4 à 6 semaines avant l’épreuve. Ce délai laisse le temps de corriger un obstacle, de poser le balisage et de régler les autorisations.
Ne limitez pas l’organisation aux cavaliers : prévoyez un vétérinaire, des jurés, un présentateur et des bénévoles répartis par zone. Confirmez chaque personne au plus tard 7 jours avant le cross.
Fermez les inscriptions avant de composer les groupes de départ et d’attribuer les numéros. Publiez la liste de départ au moins 48 heures avant l’épreuve pour éviter les changements de dernière minute.
Préparez séparément l’accueil du public et celui des chevaux : table d’inscription, parking, circulation, eau, foin, mangeoires et zones de nettoyage. Vérifiez que les seaux, brouettes, pelles et fourches sont disponibles avant l’arrivée des premiers participants.
Contrôlez la météo une semaine avant, puis de nouveau 24 heures avant le départ. Après cette dernière vérification, inspectez encore le parcours, les rubans, les poteaux, les obstacles et les zones de départ et d’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cross équestre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, le vétérinaire, le parcours et les bénévoles demandent souvent plus de temps que les inscriptions elles-mêmes.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un cross équestre ?: Ouvrez-les dès que la date, le parcours et le règlement sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’épreuve. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant le cross pour répartir les départs et préparer les numéros.
Quel matériel prévoir pour un cross équestre ?: Prévoyez notamment les obstacles, le portillon de départ, le tissu d’arrivée, les poteaux et rubans de balisage, les chronomètres avec piles de rechange et les numéros de départ. Pour les chevaux, ajoutez de l’eau, du foin, des mangeoires, des licols, des longes et du matériel de nettoyage.
Quand vérifier le parcours d’un cross équestre ?: Faites une première inspection plusieurs semaines avant l’épreuve, puis une seconde la veille ou le matin même. Après un épisode de pluie, de vent ou de gel, contrôlez à nouveau les obstacles, le sol, le balisage et les accès.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.