Pferdecross organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Pferdecross müssen Strecke, Pferdeversorgung und Ablauf gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum und Strecke fest und kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Startgruppen, Helfer, Jury, Tierarzt und Verkehrsplanung. Kurz vor dem Termin zählen eine erneute Streckenprüfung, klare Teilnehmerinformationen und vollständig vorbereitete Startnummern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Versicherung prüfen
Tierarzt festlegen
Streckeninspektion durchführen
3 Personen
Teilnehmerreglement erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Startliste veröffentlichen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Jurymitglieder bestätigen
Sprecher bestätigen
Tierarzt-Briefing planen
2 Personen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Startnummern drucken
2 Personen
Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden
Wettervorhersage prüfen
Parcours erneut überprüfen
3 Personen
Hindernisse sicher platzieren
4 Personen
Absperrungen kontrollieren
3 Personen
Ställe und Paddocks vorbereiten
3 Personen
Wasserstellen bereitstellen
2 Personen
Parkplatz abstecken
4 Personen
Zelt und Empfangstresen aufbauen
4 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
Schilder und Wegweiser aufstellen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Letzte Runde der Strecke gehen
4 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Pferde und Reiter anmelden
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Pferdebewertung begleiten
3 Personen
Reiter zum Start begleiten
3 Personen
Cross-Runden begleiten
8 Personen
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
Streckensicherheit prüfen
6 Personen
Publikum hinter der Absperrung halten
4 Personen
Pferde trinken lassen
3 Personen
Durchsagen und Startinformationen bereitstellen
2 Personen
Getränke kühl halten
2 Personen
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
4 Personen
Pferde und Anhänger ausleiten
4 Personen
Abschlusskontrolle des Geländes durchführen
3 Personen
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Hindernisse demontieren
4 Personen
Absperrungen entfernen
4 Personen
Ställe und Paddocks reinigen
3 Personen
Gelände freimachen
5 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
Zelt und Empfangstheke abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse online veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
Anmeldetisch
Jurytisch
HockerAnz. 8

Sportmaterial

Cross-HindernisseAnz. 18
MarkierungspfähleAnz. 80
Bänder für die StreckeAnz. 12
Starttor
Zielbanner
StartnummernAnz. 100
NummernhalterAnz. 100
StoppuhrenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24
MessbänderAnz. 3
Wassertröge für PferdeAnz. 8
Heu- und FuttertrögeAnz. 20
SchubkarrenAnz. 4
SchöpferAnz. 6
HeugabelnAnz. 4
PferdebürstenAnz. 12
StrickhalfterAnz. 12
LongierleinenAnz. 6
PferdedeckenAnz. 6
PutzkästenAnz. 6
StrohballenAnz. 20
HeuballenAnz. 12
PutzeimerAnz. 8
WasserkanisterAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 30
VerkehrsbarrierenAnz. 20
KegelAnz. 30
WarnwestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Kasse
Kartenterminal
ThermoboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KochplattenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 200
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
SuppenkellenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlwannenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

Start- und ZielbannerAnz. 4
BühnenbänderAnz. 6
PokalpreiseAnz. 12
RosettenAnz. 30
TischdeckenAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
Papier-SpenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Pferdecross. Ohne diese Grundlage solltest du weder Einladungen verschicken noch Anmeldungen öffnen.
Plane den Tierarzt nicht nur für den Veranstaltungstag ein: Bestätige ihn frühzeitig und lege ein Briefing mit Ansprechpartner, Treffpunkt und Notfallablauf spätestens 2 Wochen vorher fest.
Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Teile danach die Startgruppen ein, vergib Startnummern und veröffentliche die Startliste, damit Nachfragen nicht am Veranstaltungstag entstehen.
Teile freiwillige Helfer nach festen Aufgaben ein: Anmeldung, Strecke, Parken, Start, Ziel und Versorgung. Gib jedem Bereich mindestens eine verantwortliche Person und verschicke den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher.
Prüfe den Parcours am Vortag erneut und kontrolliere dabei Hindernisse, Markierungspfähle, Streckenbänder, Starttor und Zielbanner. Lege außerdem Wassertröge, Heu, Stroh und Ausrüstung für die Pferde an den vorgesehenen Stellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Pferdecross anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Meldungen und Versicherungsprüfung. Die konkreten Fristen hängen von Strecke und zuständigen Stellen ab, deshalb solltest du diese Termine nicht bis zur Öffnung der Anmeldung aufschieben.
Wann sollte die Anmeldung für einen Pferdecross schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Start. So bleiben dir mehrere Tage für Startgruppen, Startnummern, Ernährungswünsche und die veröffentlichte Startliste.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Pferdecross?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jeden Bereich ein: Anmeldung, Strecke, Parken, Start, Ziel, Versorgung und Organisation. Bei vielen Teilnehmern oder einer langen Strecke brauchst du zusätzliche Streckenposten; die genaue Zahl richtet sich nach den Kontrollpunkten.
Wann muss die Strecke vor dem Pferdecross kontrolliert werden?: Führe die erste Streckeninspektion nach der Planung und eine erneute Prüfung am Vortag durch. Kontrolliere dann besonders Hindernisse, Markierungen, Zufahrten und mögliche wetterbedingte Veränderungen.

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