Checklist pour organiser une course sur route

Une course sur route se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis la sécurité, les inscriptions et la logistique du jour J. Cette checklist couvre les points qui prennent le plus de temps, comme le plan de circulation, les signaleurs, le chronométrage et les bénévoles. Elle permet aussi de vérifier les éléments souvent oubliés : information des riverains, besoins alimentaires, signalétique et préparation des dossards. Utilise-la pour suivre l’organisation semaine après semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver les premiers secours et les signaleurs routiers
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver le chronométrage
Contacter les sponsors
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les dossards
Confirmer la livraison des médailles
Préparer le briefing d'itinéraire
2 personnes
Informer les riverains de l’itinéraire
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Vérifier le plan de premiers secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les sacs des participants
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

Monter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ
4 personnes
Barrer la route
8 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Aménager le point d’eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Installer les tables d'inscription
4 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence aux postes des bénévoles
12 personnes
Enregistrer les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Donner le coup d’envoi
Surveiller les postes de parcours
12 personnes
Distribuer de l'eau
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants des résultats
Retirer les barrières du parcours
8 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Collecter les déchets
6 personnes

Suivi

Démonter les tentes et le matériel
8 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Réapprovisionner les fournitures de premiers secours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 20
Tables d’inscriptionqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Tapis d'arrivée
Arche de départ
Médaillesqté 250
Bornes kilométriquesqté 10
Flèches de directionqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 12
Tapis de chronométrageqté 2
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 15
Gilets de sécuritéqté 20
Cartes d'itinéraireqté 30
Prixqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Carafesqté 8

Équipement

Système de sonorisation portable
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 4

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Épongesqté 10
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis demande rapidement l’autorisation nécessaire : le parcours conditionne le plan de circulation, les signaleurs et l’information des riverains.
Réserve les premiers secours, les signaleurs routiers, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que le chronométrage plusieurs semaines à l’avance. Ces prestataires sont difficiles à remplacer au dernier moment.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires, répartir les bénévoles et commander les numéros de départ. Prévois un tableau séparé pour les dossards, les bracelets et les sacs des participants.
La veille, vérifie chaque point du parcours : bornes kilométriques, flèches, cônes, barrières et ruban de balisage. Prépare aussi les cartes d’itinéraire et le briefing des régulateurs de trafic.
Le matin de la course, contrôle la météo, remplis les glacières et teste la sonorisation, le micro, les rallonges et le chronométrage avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sur route ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour une course sur route, surtout si une autorisation et un plan de circulation sont nécessaires. Commence par le parcours et les démarches administratives, puis ouvre les inscriptions.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une course sur route ?: Dépose la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement plusieurs mois avant la course. Le délai dépend de l’organisateur public concerné, alors vérifie les exigences avant de réserver les autres prestataires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course sur route ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours, des carrefours et du nombre de participants. Établis la répartition au moins 2 semaines avant, puis confirme les postes, les horaires et le briefing de chaque bénévole quelques jours avant.
Que faut-il préparer la veille d’une course sur route ?: Trie les dossards, prépare les sacs des participants, installe la signalétique et vérifie le matériel de sécurité. Contrôle aussi les prévisions météo, les glacières, le chronométrage et le plan de premiers secours avant le jour J.

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