Course familiale : la checklist d’organisation

Une course familiale demande plus que des dossards et un parcours balisé. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations, les inscriptions et l’accueil avant de commander les ravitaillements. La veille, le matériel doit être trié par zone : départ, parcours, arrivée et buffet. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis qui ralentissent les participants le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Vérifier le parcours
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier les informations d'assurance
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Répartir les dossards
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les flèches d’orientation
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter l’arche de départ
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la zone d'arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
Aménager le point boissons
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer la playlist
Préparer les dossards
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Occuper les points de circulation
4 personnes
Encourager les participants
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Gérer la remise des médailles
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Fournir la musique
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Récupérer le matériel de circulation
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Partager les photos des participants
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 12
Portant à vêtements
Pieds de parasolqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 250
Médailles de finisherqté 120
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 6
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Chronomètresqté 4
Prixqté 12
Cordes à sauterqté 8
Craie de couleurqté 12
Ballons de footballqté 4
Matériel de jeu

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Réchauds à gazqté 2
Barbecuesqté 3
Thermosqté 6
Batteries externesqté 4

Décoration

Arche de départ
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12
Bannières de parcoursqté 4
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de directionqté 12
Mur photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 10
Petits bolsqté 16
Tasses à caféqté 80
Porte-serviettesqté 8
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Poêlesqté 3
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Stations de désinfectant pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours : confirmez les lieux de départ et d’arrivée, vérifiez chaque portion et prévoyez les flèches, cônes et rubans de balisage. Faites ce repérage au moins 2 semaines avant la course.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors mettre à jour la liste des participants, répartir les dossards et recueillir les besoins alimentaires sans travailler dans l’urgence.
Briefiez les bénévoles 3 à 5 jours avant la course avec un rôle précis et un horaire d’arrivée. Prévoyez notamment une personne à l’inscription, une au départ, une à l’arrivée et une pour le ravitaillement.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Les tentes, les pieds de parasol, les glacières et les rallonges doivent être vérifiés avant le montage, surtout si le temps est incertain.
Préparez les boissons et les en-cas la veille, puis refroidissez les boissons le jour précédent. Installez les tables d’inscription et de buffet avant l’arrivée des familles pour éviter une file dès les premières minutes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course familiale ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le parcours et les réservations doivent être vérifiés au plus tard 3 semaines avant.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la course, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant l’événement. Gardez ensuite 2 jours pour finaliser les dossards et les besoins alimentaires.
Que faut-il préparer la veille d’une course familiale ?: Triez les dossards, préparez les flèches d’orientation, vérifiez le matériel de premiers secours et regroupez le matériel par zone. Les boissons et les en-cas peuvent aussi être préparés ou mis au frais la veille.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course familiale ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 au départ, 1 à l’arrivée et 1 au ravitaillement, soit 4 personnes pour un petit événement. Ajoutez 1 personne par point de contrôle ou zone nécessitant une surveillance dédiée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.