Checklist pour organiser une course des jeunes

Une course des jeunes demande plus que la préparation du départ et de l’arrivée. Il faut verrouiller le parcours, les autorisations, les catégories d’âge et les inscriptions suffisamment tôt, puis organiser les bénévoles, les secours et le balisage. Cette checklist rassemble 68 tâches et 58 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les informations à transmettre aux parents et les éléments nécessaires le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu et le parcours
Demander le permis nécessaire
Demander des mesures de circulation
Vérifier l’assurance
Définir les catégories d'âge
2 personnes
Déterminer les distances par catégorie
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir le personnel du départ et de l’arrivée
2 personnes
Répartir les accompagnateurs du parcours
2 personnes
Assurer la présence des secours
Concevoir les dossards
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Informer les parents des participants
Distribuer le plan du parcours
Confirmer les réservations
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Repérer l’itinéraire à l’avance
3 personnes
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tentes et les tables
5 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Installer les points d'eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Balisage du parcours
5 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Donner le briefing au personnel
2 personnes

Événement

Ouvrir l’accueil des participants
4 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Guider les parents vers la zone de rassemblement
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Accompagner les coureurs sur le parcours
8 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Fournir une aide médicale
2 personnes
Accueillir les enfants perdus
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
Informer les parents de la clôture
Fermer la table d’inscription
2 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

Collecter les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Retirer les panneaux de parcours et les rubans
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Rubans d’arrivéeqté 150
Médaillesqté 150
Arche de départ et d’arrivée
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 10
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Blocs de podiumqté 3
Prixqté 12
Siffletsqté 12

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans filqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Couverturesqté 4
Gantsqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières de bienvenueqté 2
Drapé de scène

Nettoyage

Sacs poubelleqté 100
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le parcours : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, demander les autorisations et régler les mesures de circulation.
Fixez les catégories d’âge et les distances avant d’ouvrir les inscriptions. Les parents doivent connaître la distance, l’horaire, le lieu de départ et les conditions de participation dès le formulaire.
Pour les dossards, imprimez les numéros après le traitement des inscriptions et préparez un kit par participant avec le dossard, les épingles de sûreté et les informations utiles.
Répartissez les bénévoles en trois groupes distincts : inscription et départ, arrivée, puis accompagnement du parcours. Confirmez les affectations au moins 7 jours avant l’événement.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis confirmez les réservations et le matériel la veille. Prévoyez notamment le balisage, les barrières, les chronomètres, le haut-parleur et des batteries externes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course des jeunes ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le parcours, demander les autorisations, vérifier l’assurance, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course des jeunes ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la course. Fermez-les quelques jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires, préparer les dossards et composer les kits de démarrage.
Combien de bénévoles faut-il pour une course des jeunes ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais répartissez au minimum les personnes entre l’inscription, le départ, l’arrivée et plusieurs points d’accompagnement. Confirmez les rôles 7 jours avant et prévoyez un remplaçant par zone sensible.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course des jeunes ?: Prévoyez une assurance vérifiée, les autorisations nécessaires, des mesures de circulation, des barrières, des cônes, des flèches et du ruban de balisage. La présence des secours doit être confirmée avant l’ouverture des inscriptions, puis rappelée à toute l’équipe la veille.

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