Checklist pour organiser une course de tour

Une course de tour demande plus qu’un itinéraire et un chronomètre. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser le parcours, coordonner les bénévoles et préparer l’accueil au départ comme à l’arrivée. Cette checklist de 67 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au contrôle du matériel médical. Elle couvre aussi les inscriptions, les dossards, le catering, la signalétique et les équipements nécessaires le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Réserver la tour et le lieu de départ
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Désigner les secouristes
Réserver le chronométrage
Définir les catégories de participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Confirmer la livraison des médailles
Concevoir les panneaux de direction
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Prévoir les installations sanitaires
Imprimer les numéros d’urgence
Trier les dossards
3 personnes
Vérifier le matériel médical
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Aménager la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Installer les barrières
6 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Remplir les points d'eau
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Vérifier les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Accompagner le départ de la course
4 personnes
Tenir le poste de parcours
8 personnes
Gérer le chronométrage
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Distribuer de l’eau à l’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ramasser les déchets et le verre
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Retirer les barrières du parcours
6 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Exporter les données de chronométrage
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer les objets oubliés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Barrières de fouleqté 40
Poubellesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Gobelets à café réutilisablesqté 250
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Décoration

Bâches de départ-arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Ruban de scèneqté 2
Trophéesqté 12

Équipement

Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Chronomètresqté 6
Tablettesqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de finisherqté 350
Flèches de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 12
Distributeurs d'eauqté 8
Gobelets pour le parcoursqté 800
Cônesqté 60
Rubans de balisageqté 20
Pistolet de départ
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 60
Lacets de rechangeqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Distributeurs thermosqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Gants en nitrileqté 200
Lampes torches pour les postes de circulationqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis demandez les autorisations avant de réserver définitivement la tour et le lieu de départ. Prévoyez plusieurs semaines de marge pour les réponses administratives.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 à 10 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de trier les dossards, de commander les quantités nécessaires et de recueillir les besoins alimentaires.
Attribuez chaque zone à un bénévole responsable : départ, arrivée, parcours, ravitaillement et accueil. Confirmez la répartition 3 à 5 jours avant l’événement et transmettez les numéros d’urgence à toute l’équipe.
Testez le chronométrage, les haut-parleurs, les microphones, les tablettes et les imprimantes d’étiquettes la veille. Chargez aussi les batteries externes et vérifiez les rallonges, multiprises et talkies-walkies.
Prévoyez l’installation du départ et de l’arrivée avant l’ouverture des inscriptions sur place : tentes, tables, chaises, barrières, poubelles et signalétique doivent être en place au moins 90 minutes avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de tour ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de régler les autorisations, l’assurance, le plan de circulation, les réservations, les inscriptions et la commande des dossards et médailles.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une course de tour ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont définis, au minimum 6 à 8 semaines avant l’événement. Attendez la confirmation avant de communiquer définitivement le parcours aux participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de tour ?: Prévoyez au moins un bénévole par point de contrôle ou zone sensible, plus une équipe pour l’accueil, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Pour une petite course, comptez généralement 10 à 15 bénévoles, à ajuster selon le parcours.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales 7 jours avant la course, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez l’heure d’arrivée, le lieu de départ, le parcours, le retrait du dossard, le stationnement et les contacts d’urgence.

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