Checklist pour organiser une course de nuit

Une course de nuit demande plus qu’un itinéraire et une ligne de départ. Il faut sécuriser le parcours, prévoir un éclairage fiable, coordonner les bénévoles et transmettre les bonnes informations aux participants avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des autorisations jusqu’à l’installation des barrières et de la signalisation. Elle couvre aussi les inscriptions, les vélos, le ravitaillement et le matériel à vérifier avant l’arrivée des coureurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Inspecter le parcours
2 personnes
Concevoir les dossards
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Diffuser les avertissements du parcours
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Installer les barrières de foule
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Accompagner les coureurs au départ
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Enregistrer le passage des coureurs
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le classement final
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accompagner les derniers participants
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
2 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de circulationqté 25
Panneaux de signalisationqté 12
Rubansqté 6
Ceintures de dossardqté 120
Pompes à véloqté 3
Kits d’outils de baseqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Supports à vélosqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de poche rechargeablesqté 10
Pilesqté 24

Équipement

Ordinateur portable
Système de pointage
Talkies-walkiesqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Flèches de directionqté 20
Cartes de podiumqté 3

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis lancez les demandes d’autorisation et la vérification de l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins plusieurs semaines pour obtenir les réponses nécessaires.
Inspectez le parcours de nuit, pas seulement en journée. Repérez les zones sombres, les croisements et les passages étroits afin de positionner les cônes, rubans, barrières et panneaux de signalisation.
Prévoyez un éclairage de secours à chaque point sensible : les projecteurs LED éclairent les zones fixes, tandis que les lampes rechargeables, les piles et les batteries externes évitent une panne au mauvais moment.
Donnez aux bénévoles une mission précise et un moyen de communication. Répartissez les talkies-walkies avant le départ et transmettez les avertissements du parcours avec les informations participants, idéalement plusieurs jours à l’avance.
Faites le contrôle final le jour même : prévisions météo, liste de départ, dossards, vélos, pompes, chambres à air et outils. Refroidissez les boissons et installez les tables, tentes et supports à vélos avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course de nuit ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, demander les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de nuit ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de circulation ou zone à risque, plus une équipe centrale pour les inscriptions et l’arrivée. Ajoutez 10 à 15 % de personnes de réserve pour remplacer les absents.
Que faut-il prévoir pour éclairer une course de nuit ?: Prévoyez un éclairage fixe pour le départ, l’arrivée et les zones techniques, ainsi que des lampes rechargeables pour les équipes sur le parcours. Gardez des piles et des batteries externes en réserve et testez tout le matériel le jour précédent.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes principales 5 à 7 jours avant la course, puis un rappel la veille. Indiquez l’horaire, le parcours, les avertissements de sécurité, le retrait du dossard et le matériel à apporter.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.