Nachtkurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Nachtkurs braucht mehr Vorbereitung als eine Veranstaltung bei Tageslicht: Strecke, Genehmigungen und Verkehrssicherung müssen früh feststehen. Plane außerdem die Beleuchtung an Start, Ziel und entlang des Parcours, damit Aufbau und Orientierung auch bei Dunkelheit funktionieren. Prüfe Fahrräder und Ersatzmaterial vor dem Start und teile Helfer klar ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zum Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Parcours inspizieren
2 Personen
Startnummern entwerfen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startliste zusammenstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Streckenwarnungen verteilen
Wettervorhersage prüfen
Startnummern drucken
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Fahrräder und Material prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Parcours aufbauen
6 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
Publikumsabsperrung aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Zeiterfassung testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Anmeldetisch besetzen
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
Publikum empfangen
2 Personen
Läufer zum Start begleiten
2 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Durchfahrt der Fahrer registrieren
3 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Endplatzierung prüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Die letzten Teilnehmer begleiten
2 Personen
Publikum verabschieden
2 Personen
Strecke freigeben
4 Personen

Nachbereitung

Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
Start- und Zielbogen abbauen
4 Personen
Möbel abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 30
StehtischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
VerkehrskegelAnz. 60
VerkehrsbarrierenAnz. 25
VerkehrsschilderAnz. 12
BänderAnz. 6
StartnummernbänderAnz. 120
FahrradpumpenAnz. 3
Grundwerkzeug-SetsAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 20
FahrradständerAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
Wiederaufladbare TaschenlampenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Ausstattung

Laptop
Zeitmesssystem
HandfunkgeräteAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
KaraffeAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 20
BühnenkartenAnz. 3

Reinigung

HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Route mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe den Parcours anschließend bei Dunkelheit, damit schlecht sichtbare Kurven, Engstellen und unbeleuchtete Abschnitte auffallen.
Beantrage Genehmigungen und kläre die Versicherung spätestens 6 Wochen vor dem Nachtkurs. Der Verkehrsplan sollte festlegen, wo Absperrungen, Kegel und Verkehrsschilder stehen und wer sie kontrolliert.
Öffne die Anmeldung früh genug, um Startliste, Ernährungswünsche und Teilnehmerinformationen mindestens 7 Tage vor dem Termin abzuschließen. Streckenwarnungen gehören ebenfalls vorab an alle Teilnehmenden.
Plane pro Streckenposten ein Handfunkgerät oder eine gleichwertige Kommunikationsmöglichkeit ein. Lege Ersatzbatterien, Powerbanks und mindestens ein Grundwerkzeug-Set mit Ersatzschläuchen am Start-Ziel-Bereich bereit.
Baue Beleuchtung und Verkehrsführung vor der Ankunft der Teilnehmenden auf. Teste LED-Baustrahler, Lichterketten und Taschenlampen mindestens 2 Stunden vor dem Start und stelle gekühlte Getränke rechtzeitig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Nachtkurs anmelden und planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungen. Die Anmeldung und Helfersuche sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viel Beleuchtung braucht ein Nachtkurs?: Beleuchte mindestens Start, Ziel, Wechsel- und Gefahrenstellen sowie dunkle Engpässe entlang der Strecke. Teste die gesamte Beleuchtung 2 Stunden vor dem Start bei tatsächlicher Dunkelheit und halte Batterien oder Powerbanks als Reserve bereit.
Wann muss die Startliste für einen Nachtkurs fertig sein?: Schließe die Startliste etwa 7 Tage vor dem Termin ab. Danach kannst du Startnummern drucken, Teilnehmerinformationen versenden und die Ausgabe am Veranstaltungstag vorbereiten.
Was muss ich für Fahrradpannen beim Nachtkurs einplanen?: Stelle am Start-Ziel-Bereich Fahrradpumpen, mindestens ein Grundwerkzeug-Set und mehrere Ersatzschläuche bereit. Verteile zusätzlich Helfer entlang der Strecke und prüfe das Material spätestens am Vortag.

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