Organiser une course de bateaux à moteur : la checklist

Une course de bateaux à moteur se prépare sur l’eau, mais aussi à terre : autorisations, parcours, sécurité, inscriptions et postes de compétition doivent être coordonnés. Commence par contacter le gestionnaire des eaux et demander l’autorisation nécessaire, puis fixe le parcours et les horaires. La checklist regroupe les 73 tâches et 62 éléments à prévoir, des bouées et talkies-walkies jusqu’aux toilettes, à l’alimentation électrique et au catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation de compétition
Informer le gestionnaire des eaux
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir le parcours
2 personnes
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d'inscription
Clôturer la liste des participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Établir le tableau de départ
2 personnes
Recruter des bénévoles
Tenir les postes de compétition
2 personnes
Réserver le bateau de sauvetage
Réserver les toilettes
Réserver l’alimentation électrique
Commander le catering
2 personnes
Gérer les prix et les coupes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la communication de la compétition
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer les bouées du parcours
4 personnes
Installer les lignes de départ et d'arrivée
3 personnes
Installer les postes de compétition
4 personnes
Installer le matériel de chronométrage
2 personnes
Tester le son et l'annonce
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les documents de compétition
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
4 personnes
Encadrer le tour d’essai
5 personnes
Encadrer le départ de la première manche
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Surveiller le parcours et les bouées
4 personnes
Encadrer le départ de la deuxième manche
6 personnes
Assurer la pause et le catering
3 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Récupérer les bouées de parcours
4 personnes
Éteindre le matériel de chronométrage
2 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Mégaphoneqté 2
talkies-walkiesqté 10
Chronomètresqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Groupe électrogène

Matériel de sport

Bouées de parcoursqté 20
Poids d'ancrageqté 20
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Numéros de départqté 40
Drapeaux de matchqté 12
Mâts de drapeauqté 12
Bouées de sauvetageqté 8
Lignes de lancerqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Chaussures d’eauqté 8
Extincteurs de réserveqté 4
Jerricansqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanions résistantes au ventqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Coupes de prixqté 6
Blocs de podiumqté 3

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de papierqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les démarches administratives plusieurs semaines avant la course : l’autorisation de compétition et l’information du gestionnaire des eaux conditionnent le parcours et la date définitive.
Ne finalise pas le tableau de départ avant la clôture des inscriptions. Prépare ensuite les numéros de départ, les conditions de participation et une liste séparée pour les besoins alimentaires.
Attribue chaque poste de compétition à un bénévole précis et prévois des talkies-walkies pour la coordination entre le départ, l’arrivée et le bateau de sauvetage.
Teste l’alimentation électrique avant l’installation de la sonorisation, de l’ordinateur et de l’imprimante. Si le site n’a pas de raccordement fiable, réserve un groupe électrogène et des rallonges adaptées.
Consulte les prévisions météo la veille et le matin même. Vérifie sur place les bouées, les lignes de départ et d’arrivée, les gilets de sauvetage, les bouées de sauvetage et les extincteurs de réserve avant l’accueil des concurrents.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour une course de bateaux à moteur ?: Commence la demande plusieurs semaines avant la date prévue, dès que le parcours et le lieu de départ sont définis. Le délai exact dépend de l’autorité compétente et du plan d’eau ; ne publie pas les inscriptions avant d’avoir vérifié les conditions applicables.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de bateaux à moteur ?: Prévois au minimum une personne par poste de compétition, plus une personne chargée de la coordination à terre. Ajoute une équipe pour les inscriptions, les repas et l’accueil afin de ne pas laisser les postes nautiques sans remplacement.
Quand clôturer les inscriptions à une course de bateaux à moteur ?: Clôture la liste au moins quelques jours avant la course pour attribuer les numéros et établir le tableau de départ. Ce délai laisse aussi le temps de vérifier les frais d’inscription et les besoins alimentaires.
Que vérifier le jour de la course ?: Vérifie avant le premier départ le parcours, les bouées, les lignes de départ et d’arrivée, les moyens de communication et le bateau de sauvetage. Contrôle également la météo, les gilets de sauvetage, les toilettes, l’électricité et la sonorisation.

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