Checklist motorbootrace organiseren
Een motorbootrace vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een startlijn. Je moet het vaargebied afstemmen met de waterbeheerder, een veiligheidsplan maken en reddingsmiddelen en wedstrijdposten organiseren. Regel vergunningen, rescueboot, toiletten en stroom ruim vóór je deelnemers uitnodigt. Daarna volgen inschrijvingen, startgelden, startnummers en de communicatie voor deelnemers, vrijwilligers en publiek. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat cruciale zaken pas op de wedstrijddag opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Waterbeheerder informeren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Parcours vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
Deelnemerslijst afsluiten
Startnummers toewijzen
2 personen
Startindeling maken
2 personen
Vrijwilligers werven
Wedstrijdposten bemannen
2 personen
Rescueboot reserveren
Toiletten reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Catering bestellen
2 personen
Prijzengeld en bekers regelen
Weersverwachting controleren
Wedstrijdcommunicatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal controleren
3 personen
Startnummers klaarmaken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Parcoursboeien uitzetten
4 personen
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
Wedstrijdposten inrichten
4 personen
Timingapparatuur installeren
2 personen
Geluid en omroep testen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Wedstrijdpapieren controleren
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
Proefronde begeleiden
5 personen
Start eerste manche begeleiden
6 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Parcours en boeien bewaken
4 personen
Start tweede manche begeleiden
6 personen
Pauze en catering verzorgen
3 personen
Finale begeleiden
6 personen
Eindklassement controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Catering afbouwen
3 personen
Parcoursboeien binnenhalen
4 personen
Timingapparatuur uitschakelen
2 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Afval inzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Materiaal laden
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Megafoonaantal 2
- portofoonsaantal 10
- Stopwatchesaantal 6
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Aggregaat
Sportmateriaal
- Parcoursboeienaantal 20
- Ankergewichtenaantal 20
- Startlijn
- Finishlijn
- Startnummersaantal 40
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Vlaggenstokkenaantal 12
- Reddingsboeienaantal 8
- Werplijnenaantal 6
- Reddingsvestenaantal 12
- Waterschoenenaantal 8
- Reservebrandblussersaantal 4
- Jerrycansaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Schenkkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Openersaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
Verlichting
- Ledbouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Windbestendige vlaggenlijnenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 6
- Prijzengeldbekersaantal 6
- Podiumblokkenaantal 3
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 4
- Papierdispensersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin met de wedstrijdvergunning, het contact met de waterbeheerder en het veiligheidsplan. Leg daarna pas het parcours, de start- en finishlocatie vast; wijzigingen in het vaargebied werken anders door in je volledige veiligheidsorganisatie.
- Plan per bemande wedstrijdpost minimaal één verantwoordelijke en geef wedstrijdposten portofoons. Controleer vooraf hoe de posten elkaar bereiken en wijs ook de communicatie rond de rescueboot toe.
- Sluit de deelnemerslijst op een vaste datum, bijvoorbeeld zeven dagen voor de race. Dan kun je startnummers toewijzen, de startindeling maken en startgelden controleren voordat je de wedstrijdcommunicatie verstuurt.
- Reserveer rescueboot, toiletten, stroomvoorziening en catering niet pas na de inschrijvingen. Controleer uiterlijk één week vooraf of aggregaat, verlengkabels, stekkerdozen en mobiele geluidsinstallatie op de locatie bruikbaar zijn.
- Maak een wedstrijddagcontrole met alle veiligheidsmaterialen: parcoursboeien, ankergewichten, start- en finishlijn, wedstrijdvlaggen, reddingsboeien, werplijnen, reddingsvesten en reservebrandblussers. Controleer aantallen en staat de dag vóór de race, niet tijdens de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een motorbootrace organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de wedstrijdvergunning, afstemming met de waterbeheerder en het veiligheidsplan. Reserveer in dezelfde periode de rescueboot, toiletten, stroomvoorziening en catering.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een motorbootrace sluiten?
- Sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor de race. Zo houd je tijd over voor het controleren van startgelden, het toewijzen van startnummers, de startindeling en de wedstrijdcommunicatie.
- Welke veiligheidsvoorzieningen heb ik nodig bij een motorbootrace?
- Plan minimaal een rescueboot, bemande wedstrijdposten en portofoons voor de communicatie. Leg daarnaast reddingsboeien, werplijnen, reddingsvesten, parcoursboeien, ankergewichten en reservebrandblussers klaar en controleer ze uiterlijk 1 dag vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een motorbootrace?
- Dat hangt af van het aantal wedstrijdposten en de lengte van het parcours. Reken minimaal 1 vrijwilliger per post en wijs daarnaast afzonderlijke mensen aan voor deelnemersregistratie, start en finish, communicatie en publieksbegeleiding; maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!