Checklist pour organiser une course de 1 mile

Une course de 1 mile paraît simple, mais sa préparation demande de coordonner le parcours, les autorisations, les inscriptions et la sécurité. Commencez par fixer la date et le tracé, puis prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les accords nécessaires et mobiliser les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, répartir les dossards, préparer le matériel et suivre la météo. Cette checklist regroupe les 71 tâches et 52 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Demander une autorisation
Inspecter le trajet à l’avance
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Contacter les sponsors et partenaires
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir les postes de circulation
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Gérer le suivi du temps
Commander les dossards
Valider le design de la médaille
2 personnes
Commander des médailles
Informer les riverains
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer le kit des bénévoles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer la carte de parcours et les instructions

Événement

Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Marquer les points kilométriques
2 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Tenir la table d’inscription
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Traiter les inscriptions de dernière minute
2 personnes
Assurer l'accueil des bagages
2 personnes
Animer l'échauffement
Aménager la zone de départ
3 personnes
Faire le briefing de départ
Donner le coup de départ
2 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
Accompagner les participants en route
4 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Vérifier le suivi du temps
2 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Rendre les bagages
2 personnes
Collecter les déchets pendant l’événement
3 personnes

Suivi

Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Retirer les flèches de parcours et les barrières
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Exporter le suivi du temps
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Rendre les articles empruntés
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 300
Bracelets de dossardqté 300
Médailles de finisherqté 300
Flèches de directionqté 50
Bornes kilométriquesqté 2
Kits de tamponsqté 4
Caisses d’eauqté 12
Couvertures isolantesqté 20
Étiquettes de bagagesqté 300
Rubans de balisageqté 8

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Téléphones portablesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Gilets de sécuritéqté 25
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Gobelets à café réutilisablesqté 150
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Gantsqté 20
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez l’autorisation du parcours au moins 6 à 8 semaines avant la course. Prévenez aussi les riverains suffisamment tôt afin qu’ils puissent anticiper les rues concernées.
Inspectez le trajet à l’avance et mesurez clairement le mile. Placez les flèches, bornes kilométriques, cônes et barrières avant l’ouverture des inscriptions pour repérer les zones difficiles à sécuriser.
Prévoyez un bénévole pour chaque poste de circulation, plus quelques remplaçants. Briefer les régulateurs la veille avec le plan du parcours, les horaires et un moyen de communication comme les talkies-walkies.
Commandez les dossards et les médailles dès que les quantités sont estimées. Dans les derniers jours, triez les numéros par ordre d’arrivée et préparez séparément les kits des bénévoles.
Réservez un espace distinct pour les inscriptions, les sacs et l’arrivée. Refroidissez les boissons avant le départ et testez le système de pointage, les ordinateurs, les tablettes et les batteries externes la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 1 mile ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, d’inspecter le parcours, de recruter les bénévoles, de commander les dossards et de prévenir les riverains.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une course de 1 mile ?: Fermez-les entre 5 et 7 jours avant la course si vous devez imprimer les dossards et préparer les listes. Gardez ensuite quelques inscriptions sur place uniquement si vous pouvez mettre à jour le suivi du temps sans ralentir le départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 1 mile ?: Prévoyez au minimum un bénévole par poste de circulation, plus 2 à 4 personnes pour les inscriptions, l’arrivée, le ravitaillement et le chronométrage. Ajoutez 2 remplaçants pour couvrir les absences le jour J.
Quand préparer le matériel d’une course de 1 mile ?: Récupérez et contrôlez le matériel 2 à 3 jours avant, puis préparez les caisses et les kits la veille. Testez les talkies-walkies, la sonorisation, le système de pointage et les rallonges avant l’arrivée des participants.

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