Checklist para organizar una carrera de una milla

Una carrera de una milla necesita más coordinación de la que parece: el recorrido, los permisos, el control del tráfico y el registro de tiempos deben encajar el mismo día. Empieza fijando la fecha y la salida, y deja cerrados los permisos antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que organizar voluntarios, dorsales, medallas, señalización, agua y comunicación con vecinos. Esta checklist reúne el orden de trabajo para llegar a la carrera con todo preparado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
Solicitar permiso
Inspeccionar la ruta con antelación
2 personas
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Contactar a patrocinadores y colaboradores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Definir los puestos de tráfico
2 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
Organizar el registro de tiempos
Pedir dorsales
Aprobar el diseño de la medalla
2 personas
Pedir medallas
Informar a los vecinos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Crear la lista final de participantes
2 personas
Ordenar los dorsales
3 personas
Preparar el kit de voluntarios
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir el mapa de ruta y las instrucciones

Evento

Montar la zona de salida y meta
6 personas
Montar las mesas de registro
3 personas
Instalar control horario
2 personas
Colocar flechas de ruta
4 personas
Colocar vallas de tráfico
4 personas
Marcar los puntos de kilómetro
2 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Atender la mesa de inscripción
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Gestionar las inscripciones de última hora
2 personas
Atender la recepción de equipaje
2 personas
Guiar el calentamiento
Distribuir el cajón de salida
3 personas
Dar la sesión informativa inicial
Encargarse del disparo de salida
2 personas
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
Acompañar a los participantes de camino
4 personas
Repartir agua
4 personas
Comprobar el registro de tiempos
2 personas
Recoger a los participantes que llegan a meta
4 personas
Repartir las medallas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Encargarse de la música y los anuncios
2 personas
Devolver el equipaje
2 personas
Recoger la basura durante el evento
3 personas

Seguimiento

Desmontar la zona de meta
5 personas
Retirar las flechas de ruta y las vallas
5 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Exportar el registro de tiempo
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas
Devolver los objetos prestados
3 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 24
Mesas de registrocant. 3
Papeleracant. 8

Material deportivo

Dorsalescant. 300
Brazaletes con número de salidacant. 300
Medallas de finishercant. 300
Flechas de rutacant. 50
Señales de kilómetrocant. 2
Sets de selloscant. 4
Cajas de aguacant. 12
Mantas aislantescant. 20
Etiquetas de equipajecant. 300
Cintas para delimitarcant. 8

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilescant. 2
Tabletscant. 3
Teléfonos móvilescant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6

Seguridad

Vallas de tráficocant. 20
Conos de tráficocant. 30
Chalecos reflectantescant. 25
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 8
Extintorescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de café reutilizablescant. 150
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300

Cocina

Jarras de aguacant. 12
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Máquinas de cafécant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Esponjascant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 2
Guantescant. 20
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso antes de publicar las inscripciones y revisa la ruta con antelación. Comprueba cruces, zonas estrechas y los puntos donde necesitarás vallas, conos o reguladores de tráfico.
Cierra la operativa de voluntarios cuando conozcas el recorrido. Asigna puestos concretos, prepara chalecos y walkie-talkies, y da las instrucciones antes de la salida, no durante el montaje.
No dejes dorsales, brazaletes y medallas para la última semana. Encarga el material después de cerrar el diseño y prepara la lista final de participantes con tiempo para ordenar los dorsales.
Prueba el sistema de registro de tiempos con los portátiles, tablets y cables que usarás el día de la carrera. Haz una prueba completa antes de la apertura del registro para detectar baterías, conexiones o enchufes insuficientes.
Comprueba la previsión meteorológica y prepara el montaje según el horario. Enfría las bebidas con antelación, coloca agua y mantas aislantes donde correspondan y lleva linternas si parte del montaje será con poca luz.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que pedir permiso para una carrera de una milla?: Pídelo antes de anunciar la fecha y abrir el formulario de inscripción. Reserva al menos varias semanas para que puedan revisar el recorrido, los cruces y las medidas de seguridad.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de una milla?: Depende del número de cruces y del recorrido, pero cada puesto de tráfico debe tener una persona asignada y conviene contar con un pequeño equipo de reserva. Define las posiciones cuando la ruta esté aprobada y confirma a todos durante la semana anterior.
¿Cuándo se deben encargar los dorsales y las medallas?: Encárgalos después de cerrar el diseño y antes de preparar la lista final de participantes. Deja varias semanas de margen para corregir cantidades, recibir el pedido y ordenar los dorsales por participante.
¿Qué hay que preparar el día antes de una carrera de una milla?: Deja listos los kits de voluntarios, la señalización, los dorsales, las medallas, el material de registro y las bebidas. Revisa también la previsión del tiempo y carga las baterías externas y los dispositivos antes del montaje.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.