Checklist pour organiser une course dans le parc

Une course dans le parc demande plus qu’un itinéraire et une ligne d’arrivée. Il faut obtenir les autorisations, réserver les espaces et les sanitaires, organiser les inscriptions puis préparer la sécurité et l’accueil. Le jour J, les bénévoles doivent savoir où se placer, les dossards doivent être triés et le matériel acheminé avant l’arrivée des participants. Cette checklist regroupe les 76 tâches et 65 équipements du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander le permis pour la course au parc
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver les sanitaires
Tracer l'itinéraire à l'avance
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Recueillir les contacts d'urgence
Concevoir les dossards
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les gilets des bénévoles
Imprimer la liste des contacts médicaux
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Maintenir la zone de stationnement libre
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
Monter le point boissons
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Encadrer le sas de départ
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Donner le coup d’envoi
Tenir le poste de route
6 personnes
Surveiller les points de circulation
4 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
Remettre les médailles aux finishers
2 personnes
Gérer la distribution des bagages
2 personnes
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
Assurer la musique pendant l’événement
Gérer les annonces
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes
Collecter les déchets du public
3 personnes
Libérer le parcours
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les panneaux kilométriques
2 personnes
Démonter l’arche d’arrivée
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Partager les photos des participants
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 220
Épingles de sûretéqté 500
Médailles de finisherqté 220
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Podomètresqté 4
Sacs de sportqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries rechargeablesqté 12
Mégaphonesqté 3

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs de téléphoneqté 4
Listes de participantsqté 6
Cartes d'itinéraireqté 40

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets pour bénévolesqté 25
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 8
Capes de pluieqté 25

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Planches à découperqté 4
Tabliers de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 10

Nettoyage

Sacs poubelleqté 100
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et les réservations : demandez le permis, bloquez les zones de départ et d’arrivée et réservez les sanitaires avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines de marge pour corriger un refus ou une contrainte du parc.
Tracez puis testez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Vérifiez les croisements, les passages étroits et les points où des barrières, cônes, flèches et bornes kilométriques seront nécessaires.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les informations utiles. Vérifiez la liste des participants, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence avant d’imprimer les dossards et les cartes d’itinéraire.
Donnez à chaque bénévole un rôle et un emplacement précis. Préparez les gilets, les talkies-walkies ou mégaphones, ainsi que la liste des contacts médicaux au moins la veille de la course.
Organisez l’arrivée du matériel avant l’ouverture du parc. Installez les tentes, tables et chaises, gardez la zone de stationnement libre et refroidissez les boissons avant l’accueil des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander le permis pour une course dans un parc ?: Faites la demande dès que le lieu et l’itinéraire sont définis, idéalement plusieurs semaines avant la date prévue. Le délai dépend de la commune et du parc, mais il faut obtenir l’accord avant de lancer les invitations.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course dans le parc ?: Ouvrez-les seulement après avoir sécurisé le parcours, le départ, l’arrivée et les sanitaires. Fermez le formulaire quelques jours avant la course pour vérifier les participants, imprimer les dossards et préparer les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course dans un parc ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et de ses croisements, mais prévoyez une personne à chaque point de vigilance, plus une équipe pour le départ, l’arrivée et l’accueil. Établissez le planning au moins 7 jours avant afin de remplacer les absents.
Que préparer la veille d’une course dans le parc ?: Triez les dossards, chargez les batteries et les téléphones, imprimez les listes et les cartes, préparez les gilets et vérifiez les trousses de premiers secours. Refroidissez les boissons et regroupez le matériel à transporter avant le départ vers le site.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.