Checklist para organizar una carrera en el parque

Organizar una carrera en el parque requiere coordinar permisos, recorrido, participantes y voluntarios mucho antes del día del evento. Esta checklist reúne las 76 tareas y 65 artículos del plan, desde reservar la salida y la meta hasta preparar dorsales, carpas y material de seguridad. Sigue el orden para no dejar para el último momento la autorización, los contactos de emergencia o la señalización. También encontrarás los preparativos del día anterior y del montaje en el parque.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso para la carrera en el parque
Reservar la salida y la meta
Reservar instalaciones de aseo
Marcar la ruta con antelación
2 personas
Comprobar la seguridad de la ruta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Crear el horario de voluntarios
Recopilar contactos de emergencia
Diseñar los dorsales
Imprimir los números de salida
2 personas
Imprimir mapas de ruta
Preparar los chalecos de los voluntarios
Imprimir la lista de contactos médicos
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Mantener libre la zona de aparcamiento
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Colocar arco de meta
3 personas
Colocar flechas de ruta
4 personas
Colocar los hitos del kilómetro
2 personas
Montar el punto de bebidas
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de inscripción
3 personas
Repartir dorsales
3 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Guiar la zona de salida
2 personas
Dar la bienvenida
Dar la salida
Atender el puesto de ruta
6 personas
Vigilar los puntos de tráfico
4 personas
Animar a los participantes
4 personas
Repartir agua
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Llevar el registro de llegada a meta
2 personas
Entregar las medallas a los finishers
2 personas
Gestionar la entrega de equipaje
2 personas
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
Proporcionar música durante el evento
Gestionar anuncios por megafonía
Preparar la entrega de premios
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Recibir a los últimos participantes
2 personas
Recoger la basura del público
3 personas
Liberar la ruta
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
4 personas
Retirar los letreros de kilómetros
2 personas
Desmontar el arco de meta
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Separar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Revisar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Compartir fotos de los participantes
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8

Material deportivo

Dorsalescant. 220
Imperdiblescant. 500
Medallas de finishercant. 220
Flechas de rutacant. 80
Señales de kilómetrocant. 10
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 30
Arco de salida y meta
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 8
Podómetroscant. 4
Bolsas de deportecant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Megáfonoscant. 3

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Cargadores de teléfonocant. 4
Listas de participantescant. 6
Mapas de rutacant. 40

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Chalecos para voluntarioscant. 25
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 8
Capas para la lluviacant. 25

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Tablas de cortarcant. 4
Clases de cocinacant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Sacacorchoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners de salida y llegadacant. 4
Mantelescant. 8
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 10

Limpieza

Bolsas de basuracant. 100
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 6
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso y reserva la salida, la meta y los aseos antes de abrir las inscripciones. Sin estas confirmaciones no podrás comunicar con seguridad el lugar ni los horarios a los participantes.
Marca y comprueba el recorrido con antelación. Coloca flechas, señales de kilómetro, conos y vallas, y revisa especialmente los cruces, las zonas estrechas y cualquier punto donde pueda acumularse gente.
Cierra la lista de participantes antes de preparar los dorsales. Recopila los contactos de emergencia y las preferencias dietéticas, y lleva una copia impresa de los contactos médicos y de la lista final.
Asigna a cada voluntario una función y un horario concreto. Prepara los chalecos, walkie-talkies, megáfonos y portapapeles juntos para que el equipo pueda distribuirse rápidamente al llegar.
Lleva el material al parque con tiempo suficiente para montar las carpas, las mesas, el arco de salida y meta y el sonido. Mantén libre la zona de aparcamiento y comprueba antes de empezar que las baterías, cables y regletas funcionan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una carrera en el parque?: Pídelo antes de anunciar la carrera y de abrir el formulario de inscripción. Reserva también la salida, la meta y los aseos en ese mismo momento, porque sus confirmaciones condicionan la información que recibirán los participantes.
¿Cuándo hay que marcar el recorrido de una carrera en el parque?: Marca el recorrido con antelación y haz una comprobación completa antes del día de la carrera. El día del evento revisa de nuevo las flechas, las señales de kilómetro, los conos y las vallas antes de que llegue el primer participante.
¿Qué datos hay que recopilar al inscribirse en una carrera?: Recopila los datos de inscripción, un contacto de emergencia y las preferencias dietéticas. Comprueba la lista final antes de imprimir los dorsales y prepara una copia accesible para los responsables y el equipo médico.
¿Cuándo se prepara el material para una carrera en el parque?: Ordena los dorsales, mapas, chalecos y equipos antes del montaje, y enfría las bebidas y prepara los aperitivos con antelación. Lleva todo al lugar con margen para montar las carpas, las mesas, el arco y el sistema de sonido antes de la salida.

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