Checklist pour organiser une course d’hiver

Une course d’hiver demande plus qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations, la sécurité et les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions, puis préparer les dossards, la signalisation et le ravitaillement à l’approche du départ. Cette checklist regroupe 76 tâches et 58 équipements, dans l’ordre où ils doivent être réglés. Elle vous aide aussi à anticiper le froid, les changements de météo et les oublis fréquents le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Déposer les autorisations et déclarations
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Vérifier l'itinéraire et les distances
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Coordonner le poste de premiers secours
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier la commande de médailles
Créer les dossards et les listes
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les médailles
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir les mesures en cas de météo
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Positionner les régulateurs de circulation
4 personnes
Reparcourir le parcours une dernière fois
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Diffuser les consignes de sécurité
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Faire démarrer les participants
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Tenir le point d'eau
3 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la soupe et les en-cas
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Informer les participants du départ
Finaliser le contrôle du trajet
3 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Démonter le catering
4 personnes
Évacuer le lieu
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes

Suivi

Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Remercier les bénévoles
Réapprovisionner les stocks consommés
Traiter les notes de frais et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 10

Matériel de sport

Arche de départ
Ruban d'arrivée
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Flèches de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 200
Épingles de sûretéqté 400
Chronomètresqté 4
Horloge numérique
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Médaillesqté 200
Cartes d'itinéraireqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Haut-parleurqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes frontalesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Mugs réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 200
Couvertsqté 200
Louchesqté 8
Louches à soupeqté 6

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Thermomètreqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Couvertures chauffantesqté 30
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Bannières de l’événementqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Bannières fléchéesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour valider le départ, l’arrivée, les distances, le plan de circulation et les déclarations nécessaires.
N’ouvrez pas les inscriptions avant d’avoir confirmé le lieu de départ et d’arrivée. Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire afin d’ajuster le catering et les en-cas plusieurs jours avant la course.
Répartissez les bénévoles au moins 7 jours avant l’événement et briefez les régulateurs de trafic avec les cartes d’itinéraire, les talkies-walkies, les sifflets et les gilets réfléchissants.
Préparez les dossards, les listes, les médailles et les panneaux la veille. Triez les numéros par ordre de retrait et vérifiez que vous avez assez d’épingles de sûreté.
Consultez les prévisions météo 48 heures puis 24 heures avant le départ. Mettez les boissons au frais au dernier moment, gardez les thermos et les glacières accessibles, et testez les rallonges, multiprises et batteries externes avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’hiver ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’itinéraire, déposer les autorisations, réserver les lieux, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’hiver ?: Ouvrez-les seulement après validation du parcours, des distances et des lieux de départ et d’arrivée, généralement 4 à 6 semaines avant la course. Le formulaire doit demander les besoins alimentaires et les informations utiles à l’organisation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course d’hiver ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais répartissez les postes au moins 7 jours avant l’événement. Prévoyez une équipe distincte pour le trafic, les inscriptions, le ravitaillement et le poste de premiers secours.
Que préparer la veille d’une course d’hiver ?: Préparez les dossards, les listes, les panneaux de direction, les médailles et le matériel de chronométrage la veille. Vérifiez aussi les prévisions météo, chargez les appareils et regroupez les équipements par zone de départ, d’arrivée et de parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.