Organiser une course d’escaliers sans rien oublier

Une course d’escaliers demande plus qu’un parcours et un chronomètre. Il faut sécuriser les accès, répartir les départs, préparer les dossards et donner à chaque bénévole une consigne claire. Cette checklist suit l’ordre utile, des autorisations jusqu’au rangement du matériel. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard : toilettes, données médicales, besoins alimentaires, sonorisation et vérification météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le parcours d'escalier
2 personnes
Confirmer le lieu et l’accès
Demander l’autorisation nécessaire
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire la réservation des toilettes
Enregistrer les coordonnées médicales
Envoyer les consignes aux bénévoles
Inspecter le parcours d’obstacles
3 personnes
Définir le sens de circulation sécurisé
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les dossards
2 personnes
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Recharger le matériel audio
Vérifier les prévisions météo
Confirmer l’effectif des bénévoles
Vérifier le matériel de premiers secours
Récupérer les clés et les badges d’accès
Accueillir l'équipe de montage
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Marquer les zones de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer des rubans de balisage le long du parcours
4 personnes
Aménager les points d’eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer les numéros de dossard par groupe
2 personnes
Animer le briefing des bénévoles
8 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Faire partir les groupes de départ
4 personnes
Tenir les postes du parcours
6 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Remercier les participants
Rassembler les objets trouvés
Autoriser le parcours
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Retirer le ruban de délimitation
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 2
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Chronomètresqté 6
Assiettes rondesqté 8
Rubans de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 24
Rubans de médailleqté 120
Médailles de finisherqté 120
Prixqté 12
Presse-papiersqté 8
Sets de stylosqté 10
Bandes Bibbqté 20
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Fûts d’eauqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets réfléchissantsqté 15
Lampes de pocheqté 6
Gantsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pince de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Arche de départ
Banderolesqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 10
Coupesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Étagères de séchageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours et le sens de circulation au moins 4 semaines avant la course. Prévoyez une inspection complète des escaliers et des obstacles avant l’ouverture des inscriptions.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les participants par groupes de départ et contrôler leurs données. Un délai de 5 à 7 jours laisse encore le temps de corriger les doublons ou les informations manquantes.
Donnez à chaque bénévole son poste, son horaire et un moyen de communication avant le jour J. Prévoyez au moins un briefing collectif de 30 minutes sur la circulation sécurisée et les situations d’urgence.
Préparez les dossards, les listes imprimées, les panneaux et les prix la veille. Gardez les numéros de départ, les épingles et les stylos regroupés à la table d’inscription pour éviter les allers-retours.
Rechargez la sonorisation, les microphones, les chronomètres et les batteries externes la veille au soir. Testez les rallonges, multiprises et talkies-walkies sur place au moins 2 heures avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps avant faut-il organiser une course d’escaliers ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la confirmation du lieu, les toilettes et l’organisation des bénévoles doivent être réglées avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’escaliers ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois le parcours et les conditions d’accès confirmés. Fermez-les 5 à 7 jours avant la course pour constituer les groupes et imprimer les listes.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’escaliers ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de contrôle ou zone de circulation, plus 2 à 3 personnes pour les inscriptions et l’arrivée. Ajoutez une personne référente pour la sécurité et une autre pour la coordination radio.
Que préparer la veille d’une course d’escaliers ?: Préparez les dossards, les médailles, les panneaux, les listes, les prix et le matériel de compétition. Rechargez aussi la sonorisation et vérifiez la météo ; gardez environ 2 heures le matin pour l’installation et les derniers tests.

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