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Course cycliste : la checklist pour tout organiser

Organiser une course cycliste demande de verrouiller plusieurs éléments avant de communiquer la date : autorisations, parcours, circulation et assistance médicale. Ensuite viennent les inscriptions, les bénévoles, les groupes de départ et le balisage. Cette checklist de 76 tâches et 66 équipements t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent la journée : alimentation des participants, alimentation électrique, talkies-walkies ou chambres à air de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Demander une autorisation

  • Définir le parcours

    3 personnes

  • Élaborer le plan de circulation

    2 personnes

  • Demander des mesures de circulation

  • Réserver le lieu de départ et d’arrivée

  • Réserver une prise électrique

  • Publier la page web

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les participants

    2 personnes

  • Répartir les groupes de départ

    2 personnes

  • Attribuer les numéros de départ

    2 personnes

  • Imprimer le règlement du concours

  • Concevoir les panneaux d’orientation

    2 personnes

  • Faire imprimer les panneaux de parcours

  • Confirmer le soutien médical

  • Répartir les signaleurs

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    3 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Trier les dossards

    2 personnes

  • Composer les kits pour bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Vérifier le parcours

    4 personnes

  • Installer les panneaux de signalisation

    6 personnes

  • Installer des barrières de sécurité

    6 personnes

  • Monter l’arche de départ et d’arrivée

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Brancher le haut-parleur

    2 personnes

  • Marquer la ligne d’arrivée

    2 personnes

  • Installer le système de chronométrage

    2 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Aménager le point de restauration

    3 personnes

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

  • Enregistrer les participants

    4 personnes

  • Distribuer les dossards

    3 personnes

  • Vérifier les vélos

    2 personnes

  • Encadrer les coureurs vers le sas de départ

    3 personnes

  • Animer la ronde d'ouverture

    8 personnes

  • Encadrer le tour jeunesse

    8 personnes

  • Lancer la compétition

    4 personnes

  • Tenir les postes de circulation

    12 personnes

  • Suivre les coureurs

    4 personnes

  • Tenir le décompte des tours

    2 personnes

  • Enregistrement des horaires

    3 personnes

  • Enregistrer les arrivants

    3 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Gérer les annonces

  • Vérifier les gagnants

    2 personnes

  • Remettre les prix

    3 personnes

  • Dégager la zone d’arrivée

    4 personnes

  • Démonter les postes de circulation

    12 personnes

  • Retirer les panneaux de signalisation

    6 personnes

  • Démonter les barrières

    6 personnes

Suivi

  • Trier les matériaux

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Évacuer les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Publier les résultats

    2 personnes

  • Informer les participants

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Retourner les matériels

    3 personnes

  • Archiver le matériel de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 10
  • Chaises pliantesqté 40
  • Barrières de fouleqté 80
  • Poubellesqté 8
  • Pinces de nappeqté 20

Équipement

  • Enceintes mobilesqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Chronomètreqté 4
  • Mégaphonesqté 3
  • Talkies-walkiesqté 12
  • Ordinateur portable
  • Imprimante

Matériel de sport

  • Numéros de départqté 150
  • Pinces numérotéesqté 300
  • Panneaux de comptage des toursqté 4
  • Ruban d'arrivéeqté 2
  • Éléments de podiumqté 3
  • Médaillesqté 30
  • Gobeletsqté 12
  • Chronomètresqté 4
  • Pompes à véloqté 2
  • Chambres à air de rechangeqté 12
  • Cônesqté 30
  • Rubans de balisageqté 10
  • Drapeauxqté 20
  • Panneaux de directionqté 30
  • Panneaux indicateursqté 20
  • Cônes de signalisationqté 40
  • Panneaux d'avertissementqté 12
  • Gilets réfléchissantsqté 20
  • Arche de départ
  • Arche d'arrivée

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Gobelets à café réutilisablesqté 100
  • Assiettesqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Carafesqté 6
  • Louchesqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Bacs à déchetsqté 4

Éclairage

  • Projecteurs de chantierqté 4
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

  • Sets de fanionsqté 10
  • Ballonsqté 100
  • Poids pour ballonsqté 8
  • Tentures de scèneqté 3
  • Panneaux d'informationqté 8
  • Stylosqté 20
  • Presse-papiersqté 12
  • Papier à écrireqté 500

Nettoyage

  • Balaiqté 4
  • Pelle et balayetteqté 4
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 4
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Supports de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par le parcours et les autorisations : prévois plusieurs semaines pour obtenir l’accord nécessaire et définir les mesures de circulation. Ne publie pas les inscriptions avant d’avoir sécurisé le départ, l’arrivée et le plan de circulation.
  • Prépare les rôles des bénévoles au moins 7 jours avant la course. Répartis les signaleurs par zone, transmets-leur les consignes et réserve des talkies-walkies ou des mégaphones pour les points sans visibilité directe.
  • Ferme les inscriptions quelques jours avant l’épreuve afin de traiter les besoins alimentaires, confirmer les participants et répartir les groupes de départ. Imprime ensuite les numéros, le règlement et les listes utiles plutôt que de dépendre d’une connexion sur place.
  • Fais contrôler le balisage la veille : panneaux de direction, cônes, rubans et panneaux de comptage des tours doivent être associés à un emplacement précis. Vérifie aussi que le ruban d’arrivée et les éléments du podium sont complets.
  • Le matin de la course, teste les microphones, enceintes, rallonges et multiprises avant l’arrivée des coureurs. Remplis les glacières, trie les dossards et place les pompes à vélo ainsi que les chambres à air de rechange à un endroit clairement indiqué.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour une course cycliste ?
Lance la demande dès que le parcours et la date sont définis, idéalement plusieurs semaines avant l’épreuve. Le délai dépend de l’administration et des mesures de circulation nécessaires ; ne fixe pas le parcours définitif au dernier moment.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?
Il faut au minimum un signaleur par point présentant un risque ou une traversée, puis une équipe séparée pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Établis la répartition au moins 7 jours avant et ajoute des remplaçants pour les absences.
Quand fermer les inscriptions d’une course cycliste ?
Ferme-les quelques jours avant le départ pour avoir le temps de traiter les besoins alimentaires, confirmer les participants et préparer les dossards. Pour une petite course, 3 à 5 jours permettent généralement d’imprimer les listes et de répartir les groupes.
Que prévoir comme matériel pour une course cycliste ?
Prévois le matériel de balisage, les numéros et pinces de départ, les chronomètres, les cônes, les moyens de communication et une solution de secours pour les crevaisons. Fais l’inventaire la veille et vérifie notamment les rallonges, multiprises, microphones, pompes et chambres à air.

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