Checklist pour organiser une course caritative
Une course caritative demande de coordonner le parcours, les autorisations, les participants et les bénévoles dans le bon ordre. Commencez par sécuriser le lieu, l’assurance et le tracé, puis ouvrez les inscriptions et les partenariats. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les dossards, le balisage, les premiers secours et le ravitaillement. Cette checklist rassemble aussi les détails souvent oubliés le jour du départ : alimentation, branchements électriques, consignes et répartition des postes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Demander l’autorisation de parcours
Réserver le lieu avant le départ
Vérifier l’assurance
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Définir définitivement l’itinéraire
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Prévoir des agents de circulation
Réserver les bénévoles de premiers secours
Réserver le catering
Réserver la musique et le microphone
Publier la carte du parcours
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Rassembler les logos des sponsors
Répartir les postes du parcours
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des dossards
Imprimer les formulaires de don
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Événement
Monter la zone de départ
5 personnes
Tracer l’itinéraire
5 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Installer les supports sponsor
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Encadrer le départ de la course
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Collecter les dons
2 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
2 personnes
Suivi
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter le matériel
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Transférer les dons en toute sécurité
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux sponsors
Envoyer les résultats aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 4
- Nappesqté 8
Matériel de sport
- Numéros de départqté 150
- Épingles de sûretéqté 300
- Flèches de directionqté 30
- Cônes de signalisationqté 40
- Ruban de balisageqté 6
- Giletsqté 20
- Chronomètresqté 4
- Rubans de médailleqté 150
Équipement
- Mégaphonesqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Pichets à caféqté 4
- Carafes d’eauqté 8
Décoration
- Bannières sponsorsqté 10
- Bannière départ-arrivée
- Drapeauxqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Louchesqté 6
- Thermosqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balais à mainqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 3
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez l’autorisation du parcours et vérifiez l’assurance avant d’annoncer la date. Prévoyez aussi les agents de circulation et les premiers secours suffisamment tôt, car ces réservations conditionnent la sécurité de l’événement.
- Fixez définitivement l’itinéraire avant de publier la carte et d’imprimer les flèches, les dossards ou les consignes. Un changement tardif oblige souvent à refaire le balisage et les documents participants.
- Ouvrez les inscriptions dès que le parcours et le lieu sont confirmés. Recueillez en même temps les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au catering, idéalement au moins 7 jours avant la course.
- Répartissez les bénévoles par poste et remettez-leur des consignes écrites avant le jour J. Prévoyez un responsable pour chaque zone : départ-arrivée, intersections, ravitaillement, accueil et retrait des dossards.
- Testez la sonorisation et les branchements la veille, notamment le microphone, les enceintes, les rallonges et les multiprises. Chargez les chronomètres et préparez les kits de démarrage avec les numéros et les épingles de sûreté avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Quand demander l’autorisation pour une course caritative ?
- Lancez la demande dès que le parcours est suffisamment défini, idéalement 8 à 12 semaines avant la course. Attendez la confirmation avant de publier définitivement l’itinéraire et les informations pratiques.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course caritative ?
- Répartissez les bénévoles selon les intersections, le départ-arrivée, l’accueil, le ravitaillement et les besoins de premiers secours. Établissez cette répartition au moins 2 semaines avant l’événement, avec un remplaçant pour chaque poste critique.
- Quand commander les dossards et préparer les kits de départ ?
- Commandez les dossards après la clôture ou la stabilisation des inscriptions, généralement 2 à 3 semaines avant la course. Assemblez les kits de départ la veille ou l’avant-veille, avec les épingles, les consignes et les éventuels documents de don.
- Quand confirmer le catering d’une course caritative ?
- Confirmez le nombre de participants et les besoins alimentaires au catering au moins 7 jours avant la course. Gardez une petite marge pour les inscriptions tardives et vérifiez le jour J les gobelets, les assiettes, les couverts, les carafes d’eau et les glacières.
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