Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Fixe la date et le parcours, vérifie les autorisations et confirme les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organise les sponsors, les bénévoles, la sécurité et le matériel de course. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment les données médicales, les besoins alimentaires et la signalisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Effectuer la reconnaissance de l’itinéraire
3 personnes
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Composer les packs de sponsoring
3 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Informer les écoles et les associations
3 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
Répartir les dossards
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander les dossards
Collecter les coordonnées médicales
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Préparer les panneaux des sponsors
3 personnes
Tester la musique et les annonces
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Composer le kit d’itinéraire
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Inspecter le site
3 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Accrocher les panneaux des sponsors
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Installer la table des boissons et de distribution
3 personnes
Installer le système son
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Instruire l’équipe de poste du parcours
3 personnes
Enregistrer les bénévoles
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Accompagner la course de sponsoring
8 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Remercier les sponsors
2 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire les dernières annonces
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Retirer les panneaux des sponsors
3 personnes
Démonter les tentes de réception
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Numériser les formulaires de sponsoring
2 personnes
Traiter les recettes
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 20
Siffletsqté 10
Bidonsqté 20
Coupesqté 6
Rubans de médailleqté 100
Ponchos de pluieqté 20

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphoneqté 2

Décoration

Panneaux de sponsorqté 20
Cordes de ballonqté 6
Drapeauxqté 20
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fais une reconnaissance complète du parcours avant de publier la carte : repère les carrefours dangereux, les zones sans visibilité et les endroits où placer des cônes ou des barrières.
N’attends pas les dernières semaines pour les autorisations. Prépare le plan de circulation et briefe les régulateurs de trafic au moins 7 jours avant la course.
Prévois une table d’inscription clairement séparée de l’arche de départ. Classe les dossards par ordre ou par série afin de remettre chaque numéro en moins de 2 minutes.
Demande les coordonnées médicales et les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifie les données quelques jours avant l’événement. Une liste incomplète ralentit l’accueil et complique les interventions.
Teste l’enceinte, le micro, le mégaphone, les rallonges et les batteries externes avant l’ouverture du site. Garde aussi les ponchos de pluie et les gobelets réutilisables accessibles, pas dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, contacter les sponsors, recruter les bénévoles et commander les dossards sans urgence.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvre-les environ 6 à 8 semaines avant la course, une fois le parcours, les lieux de départ et d’arrivée et les principales consignes confirmés. Vérifie les données des participants une dernière fois 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartis les rôles au moins 7 jours à l’avance : accueil, remise des dossards, ravitaillement, circulation et arrivée. Prévois une personne de réserve pour chaque poste critique.
Que faut-il prévoir pour sécuriser le parcours ?: Prépare les flèches et panneaux de direction, les cônes, les barrières, les gilets réfléchissants et les sifflets. Installe la signalisation avant l’arrivée des participants et organise un briefing des régulateurs au moins 30 minutes avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.