Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative se prépare bien avant le jour du départ : il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations et permettre aux participants de s’inscrire et de collecter des dons. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, du choix de l’association jusqu’au contrôle final de l’itinéraire. Prévois aussi les bénévoles, les points de ravitaillement, les toilettes et le matériel de départ et d’arrivée. Le jour J, chaque poste doit avoir un responsable et des consignes claires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le parcours de course
3 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Définir l’association caritative
2 personnes
Vérifier l’assurance
Créer le formulaire d’inscription
Configurer la page de sponsoring
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les formulaires de sponsoring
3 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Inspecter définitivement l’itinéraire
3 personnes
Organiser la zone de départ et d’arrivée
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver les toilettes
Réserver des tentes
Réserver le matériel de sonorisation
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards
2 personnes
Préparer les consignes des bénévoles
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Collecter les montants des sponsors
2 personnes
Organiser les prix pour les gagnants
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Trier les dossards
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes

Événement

Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les flèches de signalisation
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Lancer la course sponsorisée
2 personnes
Donner le coup d’envoi
Tenir le suivi des arrivées
4 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir la musique
Prendre des photos
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Clôturer le catering
3 personnes
Rassembler les panneaux de parcours
5 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
Laisser le site propre
5 personnes

Suivi

Rapporter le matériel
3 personnes
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Nettoyer le matériel réutilisable
3 personnes
Vérifier les dons
2 personnes
Encaisser les montants des sponsors
2 personnes
Transférer le produit
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Publier les résultats en ligne
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 4
Arche de départ
Barrières de sécuritéqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Numéros de départqté 250
Épinglesqté 250
Gilets de sécuritéqté 20
Chronomètresqté 4
Rubans pour les gagnantsqté 12
Tapis d’échauffementqté 10
Cônesqté 30
Siffletsqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Poches de glaceqté 12
Gants jetablesqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Appareils photoqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Saladiersqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3

Décoration

Banderolesqté 6
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Présentoir des prix

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le lieu et le parcours, puis demande l’autorisation de passage suffisamment tôt : les délais dépendent de la commune et des routes concernées. Vérifie aussi l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions.
Prépare les inscriptions et le sponsoring sur une seule page. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires et indique clairement la date limite d’inscription, afin de prévoir les ravitaillements et les dossards au bon nombre.
Répartis les bénévoles par zones plutôt que par tâches générales : départ, arrivée, intersections, ravitaillement et accueil. Donne à chaque équipe un gilet de sécurité, un moyen de communication et des consignes écrites.
Contrôle le parcours une dernière fois avant la course. Vérifie les flèches, cônes, barrières, points d’alimentation et zones dangereuses ; prévois aussi des talkies-walkies ou des mégaphones pour les endroits bruyants.
Réserve tôt les tentes, les toilettes et la sonorisation. Teste les microphones, rallonges, multiprises et batteries avant l’arrivée des participants, puis imprime les dossards et la liste des coureurs avec une marge pour les corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course caritative ?: Commence au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation du parcours, de vérifier l’assurance, de réserver les équipements et de recruter les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Prévois au minimum 1 bénévole par point de circulation et 2 à 4 personnes pour l’accueil, le départ et l’arrivée. Ajoute une équipe dédiée au ravitaillement et une personne responsable de la coordination générale.
Combien de ravitaillements prévoir pour une course caritative ?: Pour un parcours de moins de 5 kilomètres, un point à l’arrivée peut suffire ; au-delà, prévois un point tous les 3 à 5 kilomètres. Compte environ 500 ml de boisson par participant, en ajustant selon la météo et la distance.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques 7 à 10 jours avant la course, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique l’heure d’arrivée, le retrait des dossards, le parcours, le stationnement, les ravitaillements et les consignes de sécurité.

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