Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Genehmigung für die Laufstrecke frühzeitig und prüfe die Route spätestens wenige Tage vor dem Lauf noch einmal vor Ort. Baustellen, unklare Wegweiser oder fehlende Absperrgitter fallen auf dem Papier leicht nicht auf.
• Plane die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Verkehrsposten, Streckenbetreuung, Anmeldung und Ausgabe der Startnummern brauchen eigene Zuständigkeiten. Verschicke eine kurze Freiwilligenanleitung mindestens 3 bis 5 Tage vorher.
• Lege für Anmeldung und Sponsoring einen festen Einsendeschluss fest, etwa 7 Tage vor dem Lauf. So kannst du Startnummern drucken, Ernährungswünsche erfassen und die Teilnehmerinformationen rechtzeitig verschicken.
• Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Powerbanks am Vortag. Soundanlage, Funkmikrofone, Drucker und Laptops sollten zusätzlich mit einer kurzen Funktionsprobe getestet werden, statt erst am Veranstaltungstag.
• Plane den Start- und Zielbereich mit getrennten Zonen für Anmeldung, Gepäck, Warm-up und Zieleinlauf. Beschilderung, Sicherheitswesten, Funkgeräte und ein Megafon müssen dort liegen, wo die zuständigen Helfer sie sofort erreichen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Strecke und Genehmigungen. Für eine öffentliche Route solltest du die zuständige Genehmigungsstelle möglichst vor der Bewerbung und den Einladungen kontaktieren.

Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?

Plane mindestens je 2 Personen für Anmeldung und Zielbereich ein und besetze zusätzlich jeden wichtigen Verkehrspunkt. Für Streckenposten, Ausgabe, Technik und Notfälle brauchst du eine eigene Einteilung; die genaue Zahl hängt von Streckenlänge und Teilnehmerzahl ab.

Wann sollte man die Startnummern drucken?

Drucke die Startnummern nach dem Anmeldeschluss, idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Lauf. So stimmen Namen und Nummern möglichst genau, ohne dass kurzfristige Änderungen den Druckplan stören.

Was muss am Tag vor dem Spendenlauf kontrolliert werden?

Kontrolliere Route, Start- und Zielbereich, Strom, Toiletten, Zelte, Soundanlage und Beschilderung am Vortag. Lege außerdem Startnummern, Sicherheitswesten, Funkgeräte, Stoppuhren und Wegweiser nach Einsatzort sortiert bereit.

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