Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande de coordonner le parcours, les autorisations, les inscriptions et les bénévoles bien avant le jour du départ. Cette checklist regroupe 76 tâches et 59 éléments à prévoir, de la réservation du lieu à l’installation des tentes, tables et panneaux. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, numéros de téléphone, circulation sur le parcours et gestion des dons. Suivez l’ordre du plan pour éviter les décisions de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le parcours de course
3 personnes
Demander les autorisations
Réserver les dossards de départ
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer les packs sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier le parcours et les points de circulation
3 personnes
Imprimer la liste de départ
Imprimer les affiches des sponsors
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Distribuer les gilets
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer le déroulé et les numéros de téléphone

Événement

Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des rubans de balisage le long du parcours
4 personnes
Installer des points d’eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Installer les banderoles des sponsors
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier une dernière fois l’itinéraire
3 personnes
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer la course caritative
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre la médaille ou le souvenir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Préparer les lauréats
2 personnes
Annoncer les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Collecter des dons supplémentaires
3 personnes
Fournir la musique
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
Clôturer les inscriptions et la caisse
2 personnes
Ranger l'argent et les formulaires en sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Retirer le ruban de délimitation
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Emballer l’installation sonore
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les résultats et les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Portant à vêtements

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Médaillesqté 180
Flèches de directionqté 35
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Gilets de sécuritéqté 25
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Prixqté 12

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Pieds de haut-parleursqté 2
Caisse
Boîtes à donsqté 4
Compteurs manuelsqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Thermosqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 2

Décoration

Pancartes de sponsorsqté 20
Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Arche de départ et d’arrivée
Nappesqté 10
Craie de trottoirqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Conteneurs à déchetsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le parcours, puis demandez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines de délai si le parcours implique la circulation ou l’occupation de l’espace public.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de relever les besoins alimentaires et de trier les numéros de départ.
Attribuez les bénévoles à chaque point précis du parcours, pas seulement à l’accueil. Confirmez leur répartition 2 à 3 jours avant et distribuez les gilets de sécurité ainsi que les talkies-walkies le jour J.
Préparez les panneaux d’itinéraire, les flèches, les cônes et le ruban de balisage avant l’arrivée des participants. Faites une vérification complète du parcours le matin même, notamment aux intersections et aux points de circulation.
Imprimez le déroulé, la liste de départ et les numéros de téléphone en plusieurs exemplaires. Gardez une copie à l’inscription, une avec la sonorisation et une pour le responsable du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et confirmer le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course caritative ?: Fermez-les idéalement 7 jours avant le départ. Vous pourrez imprimer la liste de départ, préparer les numéros, prévoir les encas et adapter les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Prévoyez au moins 1 bénévole à chaque point de circulation ou de ravitaillement, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil et l’arrivée. Ajoutez 1 responsable général et 1 personne chargée de la sonorisation.
Que faut-il vérifier le matin d’une course caritative ?: Contrôlez le parcours, les panneaux, les cônes, les barrières et les gilets avant l’arrivée du premier participant. Testez aussi les chronomètres, la sonorisation, les talkies-walkies et les points de collecte des dons.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.