Benefizlauf organisieren: die komplette Checkliste

Ein Benefizlauf braucht mehr als eine markierte Strecke und ein Startsignal. Du musst Genehmigungen, Anmeldung, Sponsoren, Helfer und die Versorgung rechtzeitig koordinieren. Plane die Strecke früh, denn Verkehrspunkte und Absperrungen lassen sich nicht am Veranstaltungstag improvisieren. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zum Aufbau von Startbereich, Verpflegung und Spendenstationen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Laufstrecke festlegen
3 Personen
Genehmigungen beantragen
Startnummern reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsorenpakete verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Route und Verkehrspunkte überprüfen
3 Personen
Startliste drucken
Sponsorposter drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
Warnwesten verteilen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Ablaufplan und Telefonnummern ausdrucken

Event

Gelände freimachen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Absperrband entlang der Route anbringen
4 Personen
Wasserstationen einrichten
4 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Sponsorbanner aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Route ein letztes Mal abgehen
3 Personen
Anmeldung öffnen
3 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
Eröffnungsrede halten
Benefizlauf starten
2 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Teilnehmer anfeuern
4 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Medaille oder Erinnerung überreichen
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Preisträger bereitstellen
2 Personen
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Zusätzliche Spenden sammeln
3 Personen
Musik organisieren
Letzte Getränkerunde servieren
3 Personen
Anmeldung und Kasse schließen
2 Personen
Geld und Formulare sicher aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser einsammeln
4 Personen
Absperrband entfernen
3 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Beschallungsanlage verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnis und Fotos veröffentlichen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
Anmeldetisch
Garderobenständer

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
StartnummernbänderAnz. 180
MedaillenAnz. 180
WegweiserAnz. 35
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 25
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 10
StifteAnz. 30
PreiseAnz. 12

Ausstattung

Tragbare Musikanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherständerAnz. 2
Kasse
SpendendosenAnz. 4
HandzählerAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ThermoskannenAnz. 8
KaraffenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotmesserAnz. 3
KühlelementeAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 2

Dekoration

SponsorenposterAnz. 20
FahnenAnz. 12
BallonsAnz. 100
Start- und Zielbogen
TischdeckenAnz. 10
KreideAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
BesenAnz. 4
MüllcontainerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Veranstaltungsort zuerst fest und beantrage erforderliche Genehmigungen so früh, dass vor dem Lauf noch Zeit für Rückfragen und Änderungen bleibt.
Teile die Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Einsatzzeiten ein. Für Startnummernausgabe, Streckenposten, Verkehrspunkte und Abbau brauchst du unterschiedliche Schichten.
Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Lauf ab, damit du Startliste, Startnummern und Ernährungswünsche bearbeiten kannst. Sortiere die Nummern anschließend in der Reihenfolge der Startliste.
Prüfe die Strecke kurz vor dem Termin erneut und markiere Verkehrspunkte mit Kegeln, Absperrband oder Gittern. Lege Wegweiser und Sicherheitswesten gesammelt bereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Startzeitpunkt: Zelte, Tische, Anmeldung, Kühlboxen, Snacks, Lautsprecher und Spendendosen müssen vor dem Eintreffen der Läufer einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Benefizlauf anmelden?: Beginne mit der Anmeldung und der Klärung des Veranstaltungsorts mehrere Wochen vor dem Lauf. Genehmigungen für Strecke und Verkehr solltest du so früh beantragen, dass mindestens 7 bis 14 Tage für Rückfragen bleiben.
Was braucht man für die Anmeldung bei einem Benefizlauf?: Plane einen Anmeldetisch, Startnummern, Startnummernbänder, Klemmbretter und Stifte ein. Drucke die Startliste spätestens am Vortag und sortiere die Nummern danach, damit die Ausgabe am Veranstaltungstag zügig läuft.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizlauf?: Die genaue Zahl hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab. Teile aber mindestens eigene Personen für Anmeldung, Start und Ziel, Verpflegung, Streckenposten, Verkehrspunkte und den Abbau ein; für längere Strecken brauchst du zusätzliche Posten.
Was muss am Tag des Benefizlaufs zuerst aufgebaut werden?: Sichere zuerst Gelände, Strecke und Verkehrspunkte, bevor Tische und Zelte aufgestellt werden. Danach folgen Anmeldung, Startnummernausgabe, Verpflegung, Lautsprecher und Spendenstationen; plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Start ein.

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