Checklist pour organiser une course aux points

Une course aux points demande plus qu’un parcours et des participants. Il faut cadrer le règlement, les distances et les rotations, puis coordonner les inscriptions, les jurés et les bénévoles. La préparation du matériel est tout aussi concrète : dossards, chronomètres, vélos de réserve, outils et moyens de communication doivent être vérifiés avant l’ouverture. Cette checklist de 63 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les oublis qui compliquent souvent le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le couloir
2 personnes
Faire les réservations
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les distances des épreuves
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour les listes de participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Imprimer le planning des rotations
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Recharger les batteries
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Inspecter le terrain
3 personnes
Balisage des zones à risque
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les licences et les données
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Noter les points par manche
3 personnes
Accompagner les coureurs en toute sécurité
4 personnes
Informer le public
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le score final
3 personnes
Annoncer les résultats
Remettre les prix
2 personnes
Libérer la voie
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Faire le check-out des participants
2 personnes
Sécuriser l’administration de la compétition
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel
4 personnes
Remettre la piste propre
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Informer les participants
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 6
Paravents de vestiaireqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 30
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 4
Dossards de départqté 80
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctions pour vélosqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Chronomètresqté 5
Talkies-walkiesqté 8
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Tableaux blancsqté 3
Presse-papiersqté 10
Marqueursqté 24
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le couloir avant de publier l’inscription. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Écrivez le règlement avant d’attribuer les numéros de départ. Indiquez clairement les distances, le système de points, les rotations et les règles de classement afin que les jurés appliquent tous les mêmes critères.
Préparez les documents de course au plus tard la veille : listes de départ, planning des rotations et formulaires du jury. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer une feuille perdue ou modifiée.
Testez le matériel technique avant l’installation. Rechargez les batteries, vérifiez les chronomètres, les talkies-walkies et les tablettes, puis emportez des piles AA, des piles AAA et des batteries externes de secours.
Inspectez le terrain avant l’arrivée des participants et balisez les zones à risque. Installez les barrières, les cônes, les tables et le comptoir d’enregistrement suffisamment tôt pour garder au moins 30 minutes de marge avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course aux points ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, rédiger le règlement, ouvrir les inscriptions, confirmer les jurés et répartir les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour une course aux points ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant la course. Vous pourrez ainsi traiter les demandes alimentaires, mettre à jour les listes, attribuer les numéros et imprimer les documents définitifs.
Combien de bénévoles faut-il pour une course aux points ?: Comptez au minimum 1 bénévole par zone active, puis ajoutez 2 personnes pour l’enregistrement et la coordination. Pour plusieurs rotations, prévoyez aussi une personne de réserve afin de remplacer une absence sans interrompre l’épreuve.
Quand installer le parcours et le matériel ?: Inspectez le terrain et installez le balisage, les tables et les chaises le jour même, au moins 90 minutes avant le premier départ. Testez les chronomètres et les talkies-walkies avant l’ouverture de l’enregistrement.

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