Cours de foi : la checklist pour tout organiser

Un cours de foi demande plus qu’un programme et une salle. Il faut coordonner les intervenants, suivre les inscriptions, préparer les supports et anticiper les besoins alimentaires. Le jour J, l’accueil, le café, le déjeuner et la technique doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 44 tâches et 40 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Établir le programme de la formation
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel
Constituer le matériel pédagogique
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Préparer le matériel pédagogique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer la table d’inscription

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Assurer l’ouverture et l’introduction
2 personnes
Encadrer le premier bloc de cours
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le deuxième bloc de cours
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Ranger la vaisselle et le buffet
3 personnes
Encadrer le troisième bloc de cours
2 personnes
Animer les groupes de discussion
4 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Trier le matériel restant
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Table d’inscription
Pupitre

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à petit-déjeunerqté 40
Bolsqté 40
Verresqté 45
Tasses à caféqté 40
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillèresqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone

Matériel pédagogique

Biblesqté 36
Bloc-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Paperboard
Feuilles de paperboard
Marqueursqté 2
Supports de badges nominatifsqté 36

Décoration

Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampadairesqté 2
Rallongesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de confirmer le programme : vérifiez la capacité, les horaires d’accès et la disposition possible des tables, des chaises et du pupitre. Prévoyez aussi qui ouvrira la salle le matin.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le cours. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges nominatifs.
Préparez les supports pédagogiques au moins 2 jours à l’avance. Imprimez les feuilles de travail, rassemblez les bibles, blocs-notes et stylos, puis prévoyez quelques exemplaires supplémentaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone avant l’accueil. Un essai de 30 minutes dans la salle permet de repérer un câble manquant ou un problème de son.
Organisez la matinée en remontant depuis l’heure d’arrivée : ouvrez le lieu, vérifiez les espaces, installez l’inscription et le point café, puis préparez le buffet. Refroidissez les boissons la veille et gardez les thermos et machines à café accessibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un cours de foi ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la formation. Fixez la date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les quantités pour le déjeuner, les badges et les supports.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Comptez au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, la table d’inscription, le matériel pédagogique, le buffet et le test technique.
Quand préparer les badges et les feuilles de travail ?: Préparez-les 1 à 2 jours avant le cours, une fois la liste des participants stabilisée. Imprimez quelques feuilles supplémentaires et gardez les supports de badges près de la table d’inscription.
Que faut-il vérifier la veille d’un cours de foi ?: Vérifiez la liste finale, les besoins alimentaires, la présence des intervenants et tout le matériel technique. Refroidissez les boissons la veille et confirmez l’heure d’ouverture de la salle au plus tard le jour précédent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.