Organiser un concours de pionniers sans rien oublier
Un concours de pionniers demande une préparation coordonnée : règlement, inscriptions, équipes, jury et postes de compétition doivent être fixés avant le jour J. Cette checklist de 46 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du premier repérage au rangement. Elle inclut aussi le matériel souvent oublié, comme les chronomètres, les feuilles de score, l’éclairage et les trousses de premiers secours. Prévoyez également le repas, les tentes et l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Réserver le site
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes de compétition
2 personnes
Définir les membres du jury
Définir les postes de compétition
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Commander le matériel manquant
Préparer les feuilles de score
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les poteaux en bois
3 personnes
Couper et baliser les cordes
3 personnes
Regrouper le matériel de compétition
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
Préparer les prix et certificats
Apporter le matériel sur le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les postes de compétition
4 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Événement
Organiser le briefing du jury
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer le premier tour de compétition
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de compétition
6 personnes
Vérifier les scores
3 personnes
Servir le repas
5 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer la finale
6 personnes
Déterminer les scores finaux
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
4 personnes
Trier le matériel de compétition
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 55
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Piquets en boisqté 80
- Cordes de pionnierqté 120
- Corde de sisal fineqté 4
- Piquetsqté 40
- Mètres rubansqté 6
- Chronomètresqté 6
Équipement
- Mégaphone
- Presse-papiersqté 8
- Stylosqté 30
- Calculatricesqté 3
Cuisine
- Bacs chauffantsqté 3
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Soupes réutilisablesqté 60
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 60
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 4
- Rallongesqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gants de travailqté 20
- Gilets de sécuritéqté 8
Décoration
- Drapeaux de matchqté 12
- Panneau départ et arrivéeqté 2
- Prixqté 3
- Certificatsqté 50
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Pelle et balayetteqté 3
- Bac à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le règlement et les postes de compétition au moins 3 semaines avant le concours. Les équipes, le jury et les critères de notation pourront ainsi être communiqués sans changements de dernière minute.
- Traitez les inscriptions dès leur réception et demandez les besoins alimentaires avant la clôture. Gardez une liste séparée pour les allergies et prévoyez les quantités de soupe, de pain et de boissons en fonction du nombre final de participants.
- Faites l’inventaire du matériel 10 à 14 jours avant l’événement. Comptez notamment les piquets, les cordes, les mètres rubans et les chronomètres avant de commander ce qui manque.
- Préparez les feuilles de score, les stylos, les presse-papiers et les calculatrices dans une caisse réservée au jury. Sans ce kit, les résultats prennent rapidement du retard, même si les postes sont prêts.
- Le jour du concours, installez d’abord l’éclairage, les tentes et les tables, puis les postes de compétition et le comptoir d’inscription. Gardez les trousses de premiers secours et les gilets de sécurité accessibles dès l’arrivée sur le site.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de pionniers ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez le site et envoyez les invitations au début, puis finalisez les équipes, le jury et le matériel environ 2 semaines avant le concours.
- Quand faut-il commander le matériel manquant ?
- Faites l’inventaire 10 à 14 jours avant l’événement et commandez immédiatement après. Cela laisse une semaine pour vérifier la livraison et trouver une solution en cas d’oubli.
- Que faut-il préparer la veille d’un concours de pionniers ?
- Regroupez le matériel par poste, préparez les feuilles de score, les certificats et le matériel d’accueil. Préparez aussi la soupe et le pain si cela est prévu, afin de limiter les tâches le matin même.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer le site ?
- Comptez au moins 2 à 3 heures avec une équipe de plusieurs personnes. Les tentes, les tables, l’éclairage, les postes de compétition et le comptoir d’inscription doivent être installés avant l’arrivée des participants.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !