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Checklist pour organiser un concours de ball-trap

Un concours de ball-trap demande plus qu’un stand réservé et des fusils disponibles. Il faut cadrer les autorisations, l’assurance, le format des séries et la sécurité avant d’inviter les participants. Le jour J, les postes de tir, les cartes de score, les protections et la circulation sur le terrain doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe. Cette checklist vous aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, du repérage du site au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le stand de tir

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier la couverture d'assurance

  • Définir le format de la compétition

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Établir le planning des matchs

    2 personnes

  • Commander le catering

  • Confirmer la location du matériel

  • Imprimer la liste des participants

  • Préparer les cartes de score

    2 personnes

  • Envoyer les informations sur l’itinéraire

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Charger le matériel de compétition

    3 personnes

  • Inspecter le terrain et la sécurité

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Marquer les postes de tir

    3 personnes

  • Préparer les fusils de compétition

    2 personnes

  • Préparer les pigeons d’argile et les cartouches

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Préparer le briefing de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

    3 personnes

  • Animer la ronde d’entraînement

    4 personnes

  • Encadrer les groupes de compétition

    6 personnes

  • Enregistrer les scores

    3 personnes

  • Recharger les plateaux de balles d'argile

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir les amuse-bouches et les sandwichs

    3 personnes

  • Débarrasser la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Vérifier les scores finaux

    2 personnes

  • Remettre les prix

    3 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Encadrer le départ des participants

    2 personnes

Suivi

  • Ranger les armes de compétition en toute sécurité

    2 personnes

  • Compter les munitions restantes

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de compétition

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    5 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Envoyer les résultats finaux

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 75
  • Tabourets de barqté 6
  • Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

  • Fusils de compétitionqté 6
  • Pigeons d’argileqté 600
  • Motifs de compétitionqté 700
  • Porte-cartesqté 12
  • Machines de lancementqté 4
  • Gilets de tirqté 12
  • Protections auditivesqté 80
  • Lunettes de sécuritéqté 80
  • Panneaux de tirqté 6
  • Poteaux de balisageqté 20
  • Ruban de balisageqté 4
  • Panneaux de scoreqté 6
  • Numéros de départqté 80
  • Chronomètresqté 4
  • Siffletsqté 4
  • Housses de pluie pour cartes de scoreqté 20
  • Prixqté 6

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Couverture anti-feuqté 2
  • Extincteurqté 2
  • Lampes de pocheqté 6

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 100
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Louchesqté 8
  • Vaisselle isothermeqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balai et pelleqté 3
  • Sets de serpillièreqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par réserver le stand et vérifier les autorisations ainsi que l’assurance. Faites-le plusieurs semaines avant la date prévue : sans validation du site, le reste de l’organisation peut être bloqué.
  • Fixez le format de la compétition avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez le nombre de séries, les horaires de passage et les règles de classement afin d’éviter de refaire le planning après réception des réponses.
  • Prévoyez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez le total au traiteur. Une relance 7 jours avant l’événement permet de corriger les régimes particuliers et les absences.
  • Préparez les cartes de score, les numéros de départ et la liste des participants la veille. Gardez les cartes à l’abri de l’humidité avec leurs porte-cartes ou leurs housses de pluie.
  • Le matin du concours, inspectez le terrain avant d’installer les postes de tir. Contrôlez le balisage, les protections auditives et les lunettes de sécurité, puis vérifiez les fusils, les machines de lancement, les pigeons d’argile et les cartouches avant le premier tir.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de ball-trap ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le stand, vérifier les autorisations et l’assurance, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et confirmer le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours de ball-trap ?
Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la compétition. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement pour établir les séries, les numéros de départ et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier le matin d’un concours de ball-trap ?
Consacrez au moins 60 minutes à l’inspection du terrain et de la sécurité avant l’arrivée des tireurs. Vérifiez le balisage, les postes, les protections, les armes, les machines de lancement, les pigeons d’argile et les cartes de score.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours de ball-trap ?
Pour un petit concours, prévoyez au minimum 4 à 6 bénévoles : accueil, gestion des scores, coordination des séries, ravitaillement et surveillance du terrain. Ajoutez une personne par poste ou zone si plusieurs lignes de tir fonctionnent en parallèle.

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