Checklist pour organiser une compétition de wingfoil

Une compétition de wingfoil demande de coordonner l’eau, le vent, la sécurité et l’accueil des participants. Commencez par valider le site, le format et les autorisations, puis construisez un dispositif de secours adapté aux conditions prévues. Les inscriptions, les jurés, les bénévoles et le matériel doivent être confirmés avant l’arrivée des compétiteurs. Cette checklist vous aide à suivre les 79 tâches et les 67 équipements du plan, dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu de la compétition
Définir le format du concours
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
Vérifier les règles sur l’eau et le vent
2 personnes
Définir la zone de départ et d’arrivée
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer l’équipe de secours
Vérifier les réservations
Prévoir les prix et les lots
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Vérifier les prévisions météo
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
Tester les manilles et les lignes
3 personnes
Recharger l’électronique
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Dégager le lieu
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Délimiter la zone de compétition
4 personnes
Installer les bouées de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les manches à air et les drapeaux
2 personnes
Mettre à l'eau le bateau de secours
3 personnes
Vérifier le bateau de secours
2 personnes
Installer la table du jury et le chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le briefing de la compétition
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Contrôle du matériel et de la sécurité
3 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Encadrer l’échauffement
4 personnes
Lancer la première manche
5 personnes
Enregistrer les résultats de la compétition
3 personnes
Maintenir le bateau de secours en stand-by
3 personnes
Encadrer les heats
5 personnes
Mesurer le vent et l'eau
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer la finale
2 personnes
Encadrer la finale
5 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Récupérer le matériel de compétition
4 personnes
Retirer les amarres et les lignes
4 personnes
Sortir le bateau de sauvetage de l’eau
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Nettoyer le matériel
3 personnes
Laisser sécher le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Archiver l’administration du concours
Gérer la caution et les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 40
Table du jury
Chaises pliantesqté 6

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Ancresqté 12
Manches à airqté 4
Drapeaux de matchqté 8
Numéros de départqté 40
Dossardsqté 40
Ailettes de rechangeqté 4
Laisses de rechangeqté 6
Pagaiesqté 3
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Gilets de sauvetageqté 8
Chaussures d’eauqté 6

Équipement

Bateau de sauvetage
Moteur hors-bord
VHFqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Anémomètreqté 2
Chronomètresqté 6
Tablettesqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante portable
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Haut-parleursqté 2
Microphone
Piles de rechangeqté 24
Trousse de premiers secours
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pincesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Drapé de scène
Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Validez le lieu et les règles locales au moins 6 à 8 semaines avant la compétition. La zone de départ, d’arrivée et de secours doit être définie avant de publier les inscriptions.
Ne laissez pas la sécurité au dernier moment : prévoyez un bateau de secours, une VHF, des gilets, des bouées et des lignes de lancer, puis confirmez l’équipe de secours au plus tard une semaine avant.
Arrêtez le programme après vérification des prévisions météo et du vent. Prévoyez une procédure claire pour retarder, modifier ou interrompre une manche, et partagez-la dans la lettre aux participants.
Répartissez les bénévoles par poste, avec un responsable pour les inscriptions, la zone de course, le jury et l’accueil. Confirmez les jurés et transmettez les horaires au moins 3 jours avant l’événement.
Testez le matériel de compétition la veille : bouées, ancres, lignes d’ancrage, anémomètre, chronomètres, talkies-walkies, tablettes et batteries externes. Imprimez aussi les dossards et prévoyez des pièces de rechange pour les laisses et ailettes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de wingfoil ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de confirmer le lieu et l’équipe de secours, d’ouvrir les inscriptions et de commander les prix ou médailles.
Quand faut-il vérifier la météo pour une compétition de wingfoil ?: Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis une dernière le matin même. Comparez le vent, les rafales et l’état de l’eau avec les limites prévues dans votre plan de sécurité.
Quel matériel de sécurité faut-il prévoir pour une compétition de wingfoil ?: Prévoyez au minimum un bateau de secours équipé d’une VHF, des gilets de sauvetage, des bouées de sauvetage, des lignes de lancer et des moyens de communication entre les postes. Vérifiez chaque élément la veille et nommez une personne responsable du contrôle.
Quand fermer les inscriptions à une compétition de wingfoil ?: Fermez-les généralement 7 à 10 jours avant l’événement afin de vérifier les données des participants, les catégories, les besoins alimentaires et les dossards. Gardez une procédure séparée pour les inscriptions tardives le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.