Organiser une compétition de surf sans rien oublier

Une compétition de surf demande plus qu’un lieu et des planches. Il faut obtenir les autorisations, cadrer la sécurité en mer, préparer les séries et communiquer les horaires assez tôt aux participants. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’au contrôle de la météo et du matériel le jour de l’épreuve. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : dossards, feuilles du jury, moyens de communication étanches et matériel de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Mettre en place l'équipe de sécurité aquatique
Définir les catégories de participants
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Publier le règlement du concours
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d'inscription
Clôturer la liste des participants
Établir la répartition des poules
2 personnes
Communiquer les horaires de départ
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les conditions de surf
2 personnes
Confirmer le maintien de la compétition
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Imprimer les feuilles de jury
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les bouées du parcours
3 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Installer le matériel du jury
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Sécuriser l'alimentation électrique
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Préparer les kits de départ
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Donner le briefing de sécurité
5 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer les règles du match
2 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Accompagner les premières manches
6 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Traiter les scores de la compétition
2 personnes
Appeler les participants
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir la zone du public propre
2 personnes
Encadrer les courses intermédiaires
6 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Récupérer le matériel des participants
2 personnes

Suivi

Récupérer les bouées de course
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats du match
Remercier les participants
Finaliser les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 2
Tables du juryqté 2
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 4

Matériel de sport

Planches de surfqté 20
Bouées de compétitionqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Siffletsqté 6
Bouées de sauvetageqté 4
Cordes de sauvetageqté 4
Combinaisons néoprèneqté 10
Laissesqté 20
Maillots de compétitionqté 30
Numéros de départqté 30
Pagaies à mainqté 4
Talkies-walkies étanchesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Marqueurs thermiquesqté 10
Casques de sécuritéqté 6
Gilets de sécuritéqté 8
Bâches pare-soleilqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 6
Batteries externesqté 6
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtes de rangement étanchesqté 8
Panneaux d’affichageqté 3
Chronomètresqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Affiches du matchqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Ruban de scèneqté 2
Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Éléments pharesqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Épongesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez les démarches administratives plusieurs semaines avant la date prévue : réservation du site, autorisation de compétition et plan de sécurité doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions.
Fixez le format, les catégories et la composition du jury avant de publier le règlement. Les participants doivent connaître les règles et les critères de jugement au moment de s’inscrire.
Clôturez les inscriptions avant de répartir les poules et envoyez les horaires de départ dès que possible. Prévoyez aussi un délai pour vérifier les frais d’inscription et les besoins alimentaires.
Contrôlez séparément le matériel de compétition et celui de sécurité : bouées, lignes d’ancrage, drapeaux, fanions et sifflets ne remplacent pas les bouées de sauvetage, cordes, trousses et couvertures de survie.
La veille et le matin même, vérifiez les prévisions météo et les conditions de surf avant de confirmer le maintien. Chargez les talkies-walkies étanches, les tablettes et les batteries externes, puis gardez une décision claire pour un report ou une annulation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de surf ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, demander l’autorisation, définir la sécurité et lancer les inscriptions. Gardez les derniers 3 à 5 jours pour les poules, les horaires et les contrôles météo.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition de surf ?: Fermez-les généralement 7 à 10 jours avant l’épreuve. Ce délai permet de vérifier les paiements, recueillir les besoins alimentaires, préparer les dossards et établir la répartition des poules.
Quand confirmer le maintien d’une compétition de surf ?: Faites un premier point 48 heures avant, puis une dernière vérification le matin même. Comparez les prévisions, les conditions de surf et le plan de sécurité avant d’envoyer la confirmation aux participants.
Quel matériel de sécurité prévoir pour une compétition de surf ?: Prévoyez des bouées et cordes de sauvetage, des trousses de premiers secours, des couvertures de survie, des gilets et casques de sécurité. Ajoutez des talkies-walkies étanches et vérifiez leur charge avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.