Checklist pour organiser une compétition de kitesurf

Une compétition de kitesurf demande une coordination précise entre le parcours, la sécurité, les participants et les conditions météo. Cette checklist regroupe 88 tâches et 80 éléments à prévoir, depuis le choix du format jusqu’au briefing final. Commencez par les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité, puis verrouillez le parcours, les équipes et le matériel. Les confirmations aux participants et les scénarios météo doivent être prêts avant la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Élaborer des scénarios météo
2 personnes
Définir la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
Délimiter le parcours de compétition
3 personnes
Confirmer les accords de lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier les documents d’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Suivre les inscriptions des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les jurés
Planifier les agents de sécurité
2 personnes
Planifier les responsables du départ
2 personnes
Réserver les moyens de secours
Réserver le son et l’électricité
Réserver les sanitaires
Organiser la collecte des déchets
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Prévoir les prix et les lots
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier les prévisions météo
2 personnes
Confirmer le maintien de la compétition
2 personnes
Inspecter le terrain et la plage
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les bouées de compétition
4 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les anémomètres
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Sécuriser l'alimentation électrique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Délimiter la zone de sécurité
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Effectuer le contrôle du matériel
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Briefing du jury
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le départ de la première manche
5 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Veiller à la sécurité sur l’eau
5 personnes
Annoncer les groupes de départ
Traiter les résultats du concours
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Contrôler la zone du public
2 personnes
Re-mesurer le vent et l'eau
2 personnes
Encadrer la pause
5 personnes
Gérer les changements de matériel
3 personnes
Annoncer la finale
Encadrer la finale
5 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Remercier les participants
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
Retirer la ligne de départ
3 personnes
Ranger l’aire de compétition
5 personnes
Démonter les points de restauration et de boisson
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Archiver les feuilles de score
Publier les résultats
Enregistrer les objets trouvés
Finaliser le contrôle du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Ancresqté 12
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Drapeaux d’avertissementqté 6
Numéros de départqté 100
Bracelets de dossardqté 100
Kites de réserveqté 2
Panneaux de réserveqté 2
Laisse de rechangeqté 4
Casquesqté 10
Gilets de sauvetageqté 10
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Chaussures d’eauqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Anémomètresqté 3
Chronomètresqté 8
Housses étanches pour talkies-walkiesqté 10
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Table de mixage
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Batteries externesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Calculatricesqté 2
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Jerricans pour eau potableqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes frontalesqté 8

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Chevalets de trottoirqté 4
Ruban de balisageqté 8
Barrières de fouleqté 20
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12

Catering

Courses

Conseils

Validez la zone de départ, d’arrivée et le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les bouées, ancres et lignes d’ancrage doivent être compatibles avec le plan retenu et les conditions du site.
Préparez au moins deux scénarios météo : un déroulement normal et une solution de report ou d’annulation. Définissez à l’avance qui prend la décision et à quel délai elle est communiquée.
Ne limitez pas les moyens de secours aux bouées de sauvetage. Prévoyez aussi des lignes de lancer, des gilets, des casques, des talkies-walkies protégés par des housses étanches et des responsables clairement affectés.
Faites un essai radio et sonorisation avant l’arrivée des concurrents. Testez les talkies-walkies, le microphone et les haut-parleurs depuis les points de départ, d’arrivée et de secours.
Envoyez les informations pratiques et la confirmation finale au moins 7 jours avant la compétition. Indiquez les groupes de départ, les numéros, les horaires, les besoins alimentaires et la procédure en cas de changement météo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de kitesurf ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations, l’assurance, les accords du lieu, les secours, les sanitaires et la sonorisation avant d’ouvrir ou de confirmer les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition de kitesurf ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’événement, une fois le format, le règlement, le parcours prévisionnel et les conditions de participation définis. Fixez une date de clôture au plus tard 10 à 14 jours avant la compétition pour répartir les groupes de départ.
Quand confirmer la météo et le parcours aux participants ?: Envoyez une première version des informations au moins 7 jours avant, puis une confirmation finale 24 à 48 heures avant le départ. Précisez les horaires, la zone de compétition, les groupes et la procédure appliquée selon le scénario météo.
Quel matériel de sécurité prévoir pour une compétition de kitesurf ?: Prévoyez notamment des casques, des gilets de sauvetage, des bouées de sauvetage, des lignes de lancer, des talkies-walkies et des anémomètres. Contrôlez chaque élément au moins 1 jour avant et affectez le matériel à une équipe précise.

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