Checklist voor een kitesurfwedstrijd organiseren
Een kitesurfwedstrijd vraagt om meer dan een parcours en deelnemers. Je legt eerst het wedstrijdformat, reglement en veiligheidsplan vast en werkt daarna de locatie, vergunningen en bemanning uit. Voor het water heb je onder meer boeien, ankers, vlaggen, windmeters en reddingsmiddelen nodig. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen, van aanmelding en startgroepen tot juryformulieren en deelnemersinformatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Weerscenario's uitwerken
2 personen
Start- en finishgebied bepalen
3 personen
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
Locatieafspraken bevestigen
Vergunningen controleren
Verzekeringsdocumenten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Deelnemersregistratie bijhouden
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Juryleden bevestigen
Veiligheidsmedewerkers inplannen
2 personen
Startofficials inplannen
2 personen
Reddingsmiddelen reserveren
Geluid en stroom reserveren
Sanitaire voorzieningen reserveren
Afvalinzameling afspreken
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Prijzengeld en prijzen regelen
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
Wedstrijdmaterialen controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Weersverwachting controleren
2 personen
Wedstrijd doorgang bevestigen
2 personen
Terrein en strand inspecteren
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdboeien plaatsen
4 personen
Start- en finishlijn markeren
3 personen
Windmeters installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening beveiligen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Veiligheidszone afzetten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Jurybriefing geven
3 personen
Openingswoord verzorgen
Start eerste heat begeleiden
5 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Veiligheid op het water bewaken
5 personen
Startgroepen omroepen
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publiekszone controleren
2 personen
Wind en water opnieuw meten
2 personen
Pauzeheat begeleiden
5 personen
Materiaalwissels begeleiden
3 personen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
5 personen
Eindklassement controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers bedanken
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Boeien uit het water halen
4 personen
Startlijn verwijderen
3 personen
Wedstrijdterrein opruimen
5 personen
Drank- en eetpunten afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Scorebladen archiveren
Uitslagen publiceren
Gevonden spullen registreren
Locatiecontrole afronden
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Wedstrijdboeienaantal 12
- Ankerlijnenaantal 12
- Ankersaantal 12
- Startvlaggenaantal 3
- Finishvlaggenaantal 2
- Waarschuwingsvlaggenaantal 6
- Startnummersaantal 100
- Startnummerbandenaantal 100
- Reservekitesaantal 2
- Reserveboardsaantal 2
- Reserveleashaantal 4
- Helmenaantal 10
- Reddingsvestenaantal 10
- Reddingsboeienaantal 4
- Werplijnenaantal 4
- Waterschoenenaantal 6
Apparatuur
- Walkietalkiesaantal 10
- Windmetersaantal 3
- Stopwatchesaantal 8
- Waterdichte portofoonhoezenaantal 10
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Mengpaneel
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelhaspelsaantal 3
- Powerbanksaantal 6
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Printer
- Rekenmachinesaantal 2
- Oplaadstationsaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Jerrycans voor drinkwateraantal 4
- Koelcontainersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Hoofdlampenaantal 8
Decoratie
- Baniervlaggenaantal 12
- Sponsorbannersaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
- Stoepbordenaantal 4
- Afzetlintaantal 8
- Dranghekkenaantal 20
- Krijtbordenaantal 4
- Krijtstiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Bezemaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiegelaantal 6
- Eerstehulpkoffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk het veiligheidsplan uit vóór je het parcours uitzet. Leg per weersscenario vast wanneer je uitstelt, afgelast of het parcours aanpast, en wijs veiligheidsmedewerkers en startofficials vooraf toe.
- Controleer vergunningen, verzekering en locatieafspraken voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat deelnemers zich aanmelden voor een wedstrijddag die nog niet formeel geregeld is.
- Reserveer reddingsmiddelen en communicatie niet pas voor de wedstrijddag. Plan reddingsboeien, werplijnen, reddingsvesten, walkietalkies en waterdichte portofoonhoezen tegelijk met de veiligheidsbezetting.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het wedstrijdreglement, de startgroepen, het start- en finishgebied, de aanmeldprocedure en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Test geluid, stroom en tijdwaarneming vóór de eerste start. Controleer geluidsinstallatie, microfoon, mengpaneel, windmeters en stopwatches op locatie, zodat instructies en uitslagen ook bij wind goed te volgen zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kitesurfwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdconcept, format, reglement en veiligheidsplan. Controleer daarna vergunningen, verzekering en locatieafspraken voordat je deelnemers uitnodigt.
- Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een kitesurfwedstrijd?
- Reken minimaal op reddingsboeien, werplijnen, reddingsvesten, walkietalkies en waterdichte portofoonhoezen. Voeg helmen, reserveleashes en reservekites en -boards toe aan je controlelijst, afhankelijk van het wedstrijdformat en de deelnemers.
- Wanneer moet de deelnemersregistratie open voor een kitesurfwedstrijd?
- Open de aanmelding zodra format, reglement, locatie en veiligheidskaders vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de wedstrijddag. Houd dieetwensen en deelnemersbevestigingen daarna doorlopend bij.
- Hoe deel ik startgroepen in bij een kitesurfwedstrijd?
- Maak de startgroepen nadat de inschrijving is gesloten en controleer de deelnemerslijst nog één keer. Verstuur de definitieve indeling uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd, samen met startnummers, tijden en deelnemersinformatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!