Organiser une compétition de biathlon : la checklist

Une compétition de biathlon demande une préparation précise, car le parcours, les stands de tir et les départs doivent fonctionner dans le même rythme. Commence par fixer le règlement et le tracé, puis ouvre les inscriptions et réserve le matériel nécessaire. La dernière semaine sert surtout à répartir les groupes, les bénévoles et les numéros de départ. Le jour J, prévois du temps pour le contrôle du matériel, le briefing du jury et l’installation de l’accueil et du ravitaillement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir le parcours
3 personnes
Tracer les stands de tir
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Confirmer la réservation du lieu
Enregistrer les réservations de matériel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing du jury
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel de sport
3 personnes
Imprimer les listes de départ
Trier les dossards
2 personnes
Recharger les chronomètres de course
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Marquer les virages et les intersections
4 personnes
Déployer les tapis de tir
4 personnes
Installer les cibles de tir
4 personnes
Délimiter la zone de sécurité
4 personnes
Installer les fusils en toute sécurité
2 personnes
Mettre les munitions en place de manière contrôlée
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes

Événement

Faire le briefing du jury
3 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les fusils
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Assurer l'annonce d'ouverture
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
Enregistrer les résultats de tir
4 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Confisquer les fusils et les munitions
3 personnes
Démonter la zone de tir en toute sécurité
4 personnes
Retirer les marquages du parcours
5 personnes
Emballer le matériel de sport
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter l’éclairage et le matériel technique
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants
Retourner le matériel loué
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Table du juryqté 2
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 4

Matériel de sport

Ensembles de ski de fondqté 45
Réserver des skisqté 8
Bâtons de ski de fondqté 50
Fusils de biathlonqté 20
Fusils d’entraînementqté 4
Cibles de tirqté 10
Tapis de tirqté 10
Plates-formes de tir de rechangeqté 20
Numéros de départqté 100
Ruban de parcoursqté 12
Piquets de parcoursqté 80
Flèches directionnellesqté 30
Barrièresqté 30
Panneaux de sécuritéqté 12
Supports pour fusilsqté 4
Pendule de matchqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Piles de rechangeqté 24
Munitions d’entraînement sans poudreqté 500
Munitions de compétitionqté 2500

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8
Louchesqté 6
Louches à soupeqté 100
Petits bolsqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes frontalesqté 20

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 10

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Machines à caféqté 3
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures chauffantesqté 20
Packs de froidqté 20
Matériel de pansementqté 3
Gants jetablesqté 100

Remise des prix

Médaille de première placeqté 12
Médaille de deuxième placeqté 12
Médaille pour la troisième placeqté 12
Rubans de départ et d’arrivéeqté 6

Administration

Papier d’impressionqté 3
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 12
Marqueurs permanentsqté 12
Listes de départqté 20
Braceletsqté 150

Outils

Pelleter la neigeqté 6
Marteauqté 4
Piquets de tenteqté 40
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8

Conseils

Fixe le règlement et le parcours au moins 4 semaines avant l’épreuve. Précise notamment les groupes de départ, les règles de tir et les consignes de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions.
Ne réserve pas uniquement les skis : prévois aussi les bâtons, les fusils adaptés, les cibles, les tapis de tir et au moins une plate-forme de tir de rechange par zone importante.
Répartis les bénévoles au plus tard 7 jours avant la compétition. Il faut couvrir l’inscription, le parcours, les stands de tir, le chronométrage, le jury et le point de restauration.
Envoie aux participants les horaires, leur numéro de départ, les consignes de sécurité et la liste du matériel attendu 3 à 5 jours avant l’événement. Cela limite les questions le matin même.
Le jour J, arrive au moins 3 heures avant le premier départ. Installe l’accueil, les tables et les chaises, vérifie les chronomètres et les piles, puis garde du temps pour tester le parcours et les stands de tir.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de biathlon ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, définir le parcours, réserver le matériel, traiter les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de biathlon ?: Ouvre le formulaire environ 4 semaines avant l’épreuve. Fixe une date limite 7 jours avant le départ afin de répartir les groupes, préparer les listes et attribuer les numéros.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de biathlon ?: Pour une petite épreuve, compte au minimum 8 à 12 bénévoles, selon le nombre de participants et la configuration du parcours. Prévois des personnes distinctes pour le tir, le chronométrage, l’accueil, la sécurité et le ravitaillement.
Que préparer la veille d’une compétition de biathlon ?: Prépare les dossards, les listes de départ, le matériel de tir, les panneaux de sécurité et les boissons la veille. Recharge aussi les chronomètres et vérifie les prévisions météo afin d’adapter l’installation du parcours.

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