Clôture de saison : la checklist pour ne rien oublier

Une clôture de saison réussie se prépare bien avant le jour du rassemblement. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et les terrains, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, répartir les équipes, commander les récompenses et régler les besoins alimentaires. Le jour même, prévoyez plusieurs heures pour installer les tentes, le buffet, les barbecues, les terrains, le son et l’éclairage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les terrains de sport
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le programme et les compétitions
2 personnes
Confirmer définitivement les participants
Publier la composition des équipes
Planifier les livraisons et les courses
2 personnes
Commander les prix et les remerciements
Vérifier les prévisions météo
Informer les participants des aspects pratiques
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Monter les tentes et les tables
5 personnes
Installer les chaises et le buffet
4 personnes
Installer les barbecues et les glacières
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
4 personnes
Préparer la liste des participants et les bracelets
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Suivre les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet barbecue
3 personnes
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Fournir la musique

Suivi

Démonter le buffet et le bar
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Vérifier les terrains de sport
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire sécher les glacières et les tentes
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 100
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Pincesqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Chasubles d’entraînementqté 30
Cônesqté 40
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Médailles ou lots de prixqté 12

Décoration

Drapeaux du clubqté 8
Bannière saisonnièreqté 2
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Ruban de balisageqté 2
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes d'extérieurqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies, les régimes alimentaires et le nombre définitif de participants.
Préparez le programme des compétitions avant de publier les équipes. Gardez une marge de 15 à 20 minutes entre les épreuves pour absorber les retards et les changements de terrain.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Confirmez à l’avance qui installe les tentes et où seront déplacées les activités en cas de pluie.
Faites les courses et stockez les boissons ainsi que les produits réfrigérés le jour précédent. Utilisez plusieurs glacières et séparez les boissons des aliments pour limiter les ouvertures répétées.
Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée des participants. Testez les enceintes, le micro, les rallonges et l’éclairage avant de monter le buffet et de mettre les boissons à disposition.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une clôture de saison ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu et les terrains, envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions. Gardez les 10 derniers jours pour confirmer les participants, les équipes et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une clôture de saison ?: Prévoyez environ 3 heures avec une équipe dédiée pour installer les tentes, tables, chaises, buffet, barbecues, terrains, décoration et matériel audio. Ajoutez 30 minutes pour les tests et les corrections de dernière minute.
Quand confirmer le nombre de participants ?: Arrêtez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement et confirmez définitivement les participants environ une semaine avant. Ce délai permet d’ajuster les achats, les équipes, les repas et les récompenses.
Que vérifier la veille d’une clôture de saison ?: La veille, vérifiez le matériel sportif, les récompenses, les boissons, les produits réfrigérés, les toilettes et les prévisions météo. Contrôlez aussi que les tentes, les tables, les rallonges et le matériel audio sont bien disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.